Trong hợp đồng quản lý tài sản có những gì

Hợp đồng quản lý tài sản là hợp đồng bằng văn bản giữa bạn (chủ sở hữu) và công ty quản lý tài sản. Hợp đồng cần mô tả rõ các dịch vụ, các khoản phí, quyền hạn, báo cáo, cách xử lý tiền/mức tín thác, cũng như cách để mỗi bên có thể chấm dứt mối quan hệ. Nếu một điều quan trọng không được ghi rõ, hãy giả định rằng sau này có thể trở thành vấn đề.

Với nhiều chủ sở hữu, hợp đồng này quan trọng ngang với số tiền tiền thuê. Người quản lý có thể phụ trách quảng cáo, cho thuê/xem nhà, sàng lọc người thuê, ký hợp đồng thuê, thu tiền thuê, điều phối bảo trì, kiểm tra/kiểm định, sao kê cho chủ nhà và các thông báo. Tuy nhiên, mỗi công ty có thể bao gồm các dịch vụ khác nhau, vì vậy hợp đồng cần nói chính xác phần nào được bao gồm và phần nào tính thêm chi phí.

Trang này chỉ cung cấp thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý, thuế, kế toán hay môi giới. Quy định và điều khoản hợp đồng khác nhau theo tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với người quản lý tài sản có giấy phép và, khi cần, với luật sư hoặc kế toán có giấy phép.

Nếu bạn không muốn đọc toàn bộ hợp đồng trước, hãy bắt đầu với các mục sau: thời hạn hợp đồng, hủy hợp đồng, các khoản phí, giới hạn phê duyệt sửa chữa, quyền cho thuê, yêu cầu về quỹ dự phòng và trách nhiệm của chủ sở hữu. Những điều khoản này thường tác động đến tiền bạc và quyền kiểm soát của bạn nhiều hơn phần ngôn ngữ marketing ở trang đầu.

Trước hết, hãy xem thời hạn hợp đồng. Một số hợp đồng gia hạn theo tháng sau giai đoạn ban đầu; những hợp đồng khác “khóa” bạn trong 6 hoặc 12 tháng. Kiểm tra xem có khoản phí chấm dứt sớm, yêu cầu thông báo bằng văn bản hay khoản phí nếu người thuê ở lại sau khi hợp đồng kết thúc hay không.

Tiếp theo là quyền hạn. Người quản lý có thể ký hợp đồng thuê thay bạn không? Gia hạn thì sao? Gửi/bàn giao thông báo? Phê duyệt sửa chữa mà không cần hỏi trước bạn? Có giữ một quỹ dự phòng bảo trì không? Nếu hợp đồng viết mơ hồ, hãy yêu cầu nêu rõ giới hạn bằng văn bản.

Cuối cùng, hãy kiểm tra điều gì xảy ra khi hợp đồng kết thúc. Bạn cần biết tiền/quỹ của chủ sở hữu sẽ được hoàn trả như thế nào, hồ sơ/bằng chứng sẽ được chuyển giao ra sao, ai giữ chìa khóa và hồ sơ hợp đồng thuê, và liệu có khoản phí nào tiếp tục phát sinh sau khi chấm dứt hay không.

Hầu hết các hợp đồng liệt kê nhiều loại phí khác nhau, không chỉ một khoản phí theo tháng. Một khoản phí quản lý theo tháng phổ biến thường vào khoảng 8% đến 12% của tiền thuê đã thu. Tuy nhiên, một số thị trường có thể thấp hơn hoặc cao hơn. Phí cho thuê/đặt người thuê thường vào khoảng 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thấy phí gia hạn, phí thiết lập, phí trống chỗ, phí kiểm tra/kiểm định, phí đăng thông báo hoặc phí điều phối bảo trì. Đây là các mức dao động phổ biến, không phải báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào thị trường, tài sản, số lượng căn (unit) và các dịch vụ được bao gồm.

Hãy đọc kỹ phần “phụ phí/định giá lại” cho việc bảo trì. Một số người quản lý cộng thêm một phần trăm hoặc phí điều phối vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ (vendor); một số khác thì không. Không cách nào tự động là sai, nhưng cần được công khai rõ ràng bằng văn bản. Nếu hợp đồng nói rằng người quản lý có thể dùng “vendor liên kết” hoặc tính phí sửa chữa “mang tính hành chính”, hãy yêu cầu giải thích đơn giản và ví dụ cụ thể.

Ngoài ra, hãy hỏi cách định nghĩa “tiền thuê” cho mục đích tính phí. Phí theo tháng dựa trên tiền thuê đã thu, tiền thuê đến hạn, hay số tiền theo hợp đồng thuê? Sự khác biệt này quan trọng nếu người thuê trả trễ hoặc chỉ trả một phần. Hãy hỏi khi nào chủ nhà nhận sao kê, sao kê thể hiện gì, và cách xử lý quỹ tín thác (trust funds) cũng như tiền đặt cọc an ninh theo quy định tại địa phương.

Nếu bạn muốn cái nhìn tổng quát hơn trước khi so sánh các đề xuất, hãy xem phí quản lý tài sản và các hướng dẫn khác dành cho chủ sở hữu trong trung tâm tài nguyên.

Gần như mọi hợp đồng quản lý đều cho người quản lý một số quyền hạn để phê duyệt sửa chữa mà không cần liên hệ với bạn mỗi lần. Điều này là bình thường, đặc biệt là trong các tình huống khẩn cấp thật sự. Tuy nhiên, giới hạn số tiền cần phải rõ ràng. Ví dụ, hợp đồng có thể cho phép người quản lý phê duyệt sửa chữa không khẩn cấp đến một mức tiền nhất định và chỉ những phần cao hơn mới cần có sự chấp thuận của chủ sở hữu.

Ngôn ngữ về “khẩn cấp” rất quan trọng. Hợp đồng cần giải thích thế nào là tình huống khẩn cấp, người quản lý có thể hành động nhanh đến mức nào, và liệu họ có thể chi vượt quá mức giới hạn thông thường để bảo vệ con người hoặc tài sản hay không. Các ví dụ thường gặp gồm: ống bị nổ, không có hệ thống sưởi khi thời tiết lạnh, rò rỉ đang diễn ra, nguy cơ điện, hoặc tình trạng trào/bị dội nước thải từ cống (sewage backups). Tuy nhiên, cách xử lý chính xác có thể khác nhau tùy theo luật địa phương và chính sách của công ty.

Nhiều người quản lý yêu cầu chủ sở hữu có một quỹ dự phòng trong tài khoản tín thác, thường vào khoảng vài trăm đô la hoặc hơn tùy thuộc vào tài sản. Quỹ này có thể giúp chi cho các sửa chữa nhỏ trước khi nhận được tiền thuê. Hãy đảm bảo hợp đồng ghi rõ mức quỹ dự phòng dự kiến, khi nào bạn cần nạp/bổ sung lại, và cách hoàn trả phần tiền chưa sử dụng vào cuối kỳ.

Một hợp đồng tốt không chỉ liệt kê những gì người quản lý sẽ làm. Hợp đồng cũng liệt kê những gì bạn — chủ sở hữu — phải làm. Điều này có thể bao gồm: cấp vốn cho quỹ dự phòng, duy trì bảo hiểm phù hợp, đảm bảo điều kiện ở được (tính ở được/hợp chuẩn), phê duyệt nhanh các hạng mục quan trọng, công bố các vấn đề về tài sản mà bạn đã biết, và cung cấp thông tin chủ sở hữu và thông tin liên hệ chính xác.

Nếu người quản lý phụ trách cho thuê, hợp đồng cần mô tả tiêu chuẩn sàng lọc và cách xử lý hồ sơ đăng ký. Việc sàng lọc phải nhất quán, có ghi nhận và áp dụng theo cùng một cách đối với mọi ứng viên. Hợp đồng không được gợi ý việc “chỉ dẫn/đưa” người thuê trái luật hoặc áp dụng tiêu chuẩn khác nhau dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng gia đình (familial status) hoặc tình trạng khuyết tật. Quy định công bằng trong nhà ở và các quy tắc sàng lọc tại địa phương có thể bổ sung thêm yêu cầu.

Chủ sở hữu cũng nên kiểm tra xem hợp đồng có yêu cầu người quản lý tuân theo quy định đăng ký/giấy phép tại địa phương, quy định về giấy phép, sơn có chì (lead-paint), điều kiện ở được (habitability) và các quy định về thông báo hay không (nếu áp dụng). Vì các nghĩa vụ này khác nhau theo địa điểm, hãy xác nhận với một chuyên gia địa phương có giấy phép.

Hợp đồng quản lý cần chi tiết, dễ đọc và sẵn sàng để thảo luận. Các dấu hiệu cảnh báo bao gồm: ngôn ngữ về phí mơ hồ, không công khai khoản phụ phí bảo trì, không có hợp đồng quản lý bằng văn bản, không có điều khoản về kế toán/tài khoản tín thác, không có giấy phép hợp lệ khi luật yêu cầu, không có bằng chứng về bảo hiểm, hoặc bị gây áp lực phải ký ngay.

Khi xem các đề xuất, bạn hãy dùng một bảng kiểm so sánh đơn giản:

1. Xác nhận công ty có giấy phép nếu tiểu bang của bạn yêu cầu và đề nghị cung cấp bằng chứng bảo hiểm.
2. So sánh phí quản lý theo tháng, phí cho thuê, phí gia hạn, phí thiết lập, và bất kỳ khoản phụ phí bảo trì hoặc phí điều phối nào.
3. Xem thời hạn hợp đồng, thời gian thông báo trước và bất kỳ khoản phí hủy sớm nào.
4. Xem giới hạn chi cho sửa chữa và quyền hạn trong trường hợp khẩn cấp.
5. Hỏi khi nào gửi sao kê cho chủ sở hữu và sao kê đó bao gồm chi tiết kế toán gì.
6. Hỏi việc sàng lọc người thuê được ghi nhận như thế nào và được giữ nhất quán ra sao.
7. Xác minh các bên tham chiếu (references) và hỏi cách liên lạc hoạt động thế nào trong giai đoạn căn trống (vacancies), khi sửa chữa và khi phát sinh khoản nợ chậm.

Chủ sở hữu vẫn giữ quyền kiểm soát. Bạn so sánh các đề xuất, đọc hợp đồng, xác minh giấy phép và các bên tham chiếu, rồi chọn người để thuê. OwnerLedger là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải công ty quản lý tài sản hoặc nhà môi giới. Chúng tôi không quản lý tài sản. Nếu bạn muốn so sánh các người quản lý có giấy phép và có bảo hiểm ở gần bạn, bạn có thể được ghép cặp hoặc xem thêm trợ giúp cho chủ sở hữu nhà cho thuê.