Thu tiền thuê và chi trả cho chủ nhà

Đối với hầu hết chủ nhà, thu tiền thuê là đồng thời làm hai việc: thu tiền từ người thuê đúng hạn và gửi cho chủ nhà tiền + hồ sơ chính xác theo lịch định kỳ. Người quản lý chuyên nghiệp nên có quy trình bằng văn bản cho cả hai việc này.

Về phía người thuê, thường bao gồm việc thiết lập các phương thức thanh toán đã được chấp thuận, theo dõi ngày đến hạn, ghi sổ (ledger) đúng cách, tuân thủ các điều khoản hợp đồng thuê (lease) về thời gian gia hạn (grace period) và phí trễ hạn, đồng thời gửi nhắc nhở hoặc thông báo khi tiền thuê bị trễ. Nếu cho phép thanh toán một phần, việc đó cần được xử lý cẩn thận và ghi nhận đầy đủ. Quy định về thông báo, phí và mốc thời gian khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, vì vậy chủ nhà nên xác nhận yêu cầu tại địa phương với một người quản lý bất động sản được cấp phép và, khi cần, với luật sư được cấp phép.

Về phía chủ nhà, người quản lý cần nộp tiền vào đúng tài khoản ủy thác (trust account), thanh toán các khoản chi phí bất động sản đã được phê duyệt, duy trì quỹ dự phòng (reserve) nếu thỏa thuận yêu cầu, và gửi cho bạn bản kê chủ nhà rõ ràng gồm thu nhập, chi phí và số tiền ròng thực tế được chi trả. Nhiều chủ nhà quan tâm ít hơn đến bản thân việc thanh toán và quan tâm nhiều hơn rằng bản kê có dễ hiểu hay không và có khớp với hoạt động tài khoản ngân hàng hay không.

OwnerLedger không phải là công ty quản lý bất động sản, công ty môi giới, luật sư hoặc kế toán. Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp miễn phí, giúp chủ nhà so sánh những người quản lý bất động sản được cấp phép và có bảo hiểm ở gần bạn.

Thu tiền thuê tốt bắt đầu ngay cả trước khi tiền thuê bị trễ. Hợp đồng thuê cần nêu rõ số tiền thuê, ngày đến hạn, các phương thức thanh toán được chấp nhận, điều khoản phí trễ hạn và điều gì xảy ra nếu tiền thuê không được thanh toán. Người quản lý cần truyền đạt các quy tắc này theo cùng một cách tới mọi người thuê và áp dụng hợp đồng một cách nhất quán.

Trong thực tế, một người quản lý mạnh thường cung cấp các lựa chọn thanh toán trực tuyến an toàn, theo dõi mọi khoản phí và khoản thanh toán trong hệ thống quản lý bất động sản, đồng thời thực hiện theo một lịch mốc cố định cho việc nhắc nhở, phí trễ hạn và thông báo. Họ cũng cần có thể giải thích cho bạn, theo cách đơn giản, khi nào tiền thuê được coi là trễ, chủ nhà khi nào được cập nhật, và các bước tiếp theo sẽ diễn ra nếu vẫn còn số dư chưa được thanh toán.

Họ cũng cần biết sự khác biệt giữa thu hồi nghiêm túc và thu hồi cẩu thả. Việc chấp nhận các khoản thanh toán một phần ngẫu nhiên, miễn phí mà không có tài liệu, trì hoãn thông báo hoặc không đối chiếu (reconcile) sổ sách có thể gây ra vấn đề lớn hơn về sau. Với chủ nhà, điều này thường đồng nghĩa với dòng tiền chậm hơn, nhiều bối rối hơn và khó chứng minh hơn rằng khoản tiền nào đang bị thiếu.

Nếu người quản lý cũng hỗ trợ cho thuê hoặc gia hạn, hãy hỏi họ phối hợp các dịch vụ đó với việc thu tiền và hồ sơ. Bạn có thể tìm hiểu thêm về các công việc liên quan tại trang trung tâm dịch vụ quản lý bất động sản.

Chi trả cho chủ nhà tốt không chỉ là chuyển tiền. Nó cần đi kèm một bản kê chủ nhà hằng tháng thể hiện rõ: tiền thuê đã thu, phí trễ hạn nếu được phép thu, phí quản lý, chi phí sửa chữa, các khoản phí liên quan đến cho thuê (nếu có), số dư quỹ dự phòng, và số tiền ròng cuối cùng được chi trả cho chủ nhà.

Bản kê phải dễ đọc ngay cả khi tiếng Anh không phải ngôn ngữ đầu tiên của bạn. Hãy hỏi liệu người quản lý có thể giải thích từng dòng trong bản kê hay không, bản kê có sẵn trực tuyến không và họ sửa các sai sót nhanh đến mức nào. Những chủ nhà sống ở ngoài tiểu bang hoặc ở nước ngoài thường phụ thuộc rất nhiều vào các hồ sơ này.

Hãy hỏi khi nào tiền chi trả thường được gửi. Một số người quản lý thanh toán cho chủ nhà sau khi tiền thuê đã “thông” (clears) và sau khi họ xác nhận không có giao dịch bị đảo ngược hoặc khoản thanh toán thất bại. Những người khác sử dụng một ngày chi trả cố định hằng tháng cho chủ nhà. Lịch chi trả cụ thể rất quan trọng vì khoản vay thế chấp (mortgage), bảo hiểm và các hóa đơn khác của bạn có thể phụ thuộc vào lịch đó.

Bản kê hữu ích cho hồ sơ của bạn, nhưng không phải là lời khuyên pháp lý, thuế hoặc kế toán. Thuế, quy tắc về tài khoản ủy thác và yêu cầu báo cáo khác nhau, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với người quản lý và, nếu cần, với một kế toán được cấp phép.

Thu tiền thuê và chi trả cho chủ nhà thường được bao gồm trong phí quản lý hằng tháng thay vì tính như một dịch vụ riêng lẻ. Ở nhiều thị trường tại Mỹ, quản lý trọn gói hằng tháng thường rơi vào khoảng 8% đến 12% của tiền thuê đã thu, nhưng một số thị trường thấp hơn hoặc cao hơn. Nếu người quản lý chỉ làm công việc ở mức giới hạn, cấu trúc có thể khác.

Chủ nhà cũng nên hỏi về các khoản phí khác ảnh hưởng đến chi phí thực tế của việc thu tiền: phí thiết lập, phí cho thuê, phí gia hạn hợp đồng thuê, phí đăng/tống đạt thông báo (nếu được phép), phí do thanh toán bị trả lại (returned-payment), yêu cầu về quỹ dự phòng, và phần phụ trội (markups) cho việc bảo trì/sửa chữa. Phí cho thuê thường dao động từ khoảng 50% đến 100% tiền thuê của một tháng, dù thực hành tại địa phương có thể khác. Đây là các khoảng tham chiếu chung, không phải là báo giá.

Giá thực tế phụ thuộc vào thị trường, loại bất động sản, số lượng căn, mức tiền thuê, tình trạng tài sản, hồ sơ người thuê và chính xác các dịch vụ nào được bao gồm. Phí quản lý hằng tháng thấp hơn chưa chắc rẻ hơn nếu người quản lý thêm các khoản phí “ẩn” hoặc lấy phần phụ trội lớn cho sửa chữa.

Nếu bạn muốn có cái nhìn rộng hơn về các khoản phí thường gặp, hãy xem hướng dẫn phí quản lý bất động sản. Luôn yêu cầu một bảng lịch phí đầy đủ bằng văn bản trước khi bạn ký bất kỳ thứ gì.

Những dấu hiệu cảnh báo lớn nhất thường không phải là các sự việc gây chú ý. Thường đó là các dấu hiệu nhỏ cho thấy hệ thống của người quản lý yếu hoặc không rõ ràng. Nếu việc thu tiền thuê bị rối loạn, việc chi trả cho chủ nhà cũng thường bị rối loạn theo.

Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo này:
- Phí mơ hồ hoặc bị che giấu
- Không có hợp đồng quản lý bằng văn bản
- Không có quy trình tài khoản ủy thác rõ ràng
- Từ chối giải thích bản kê cho chủ nhà
- Ép ký ngay lập tức
- Không có bằng chứng về giấy phép hoặc bảo hiểm nơi pháp luật yêu cầu
- Phần phụ trội cho sửa chữa/bảo trì không được công khai
- Không có timeline (mốc thời gian) bằng văn bản cho tiền thuê trễ, thông báo và liên lạc với chủ nhà

Ngoài ra, hãy hỏi điều gì xảy ra khi người thuê trả trễ, trả một phần hoặc tranh chấp một khoản phí. Người quản lý cần có quy trình được ghi nhận bằng tài liệu, tuân theo luật địa phương và hợp đồng thuê. Họ không nên “ứng biến” theo từng trường hợp.

Nếu trong cuộc trò chuyện có nhắc đến việc sàng lọc người thuê, người quản lý nên mô tả một quy trình hợp pháp, nhất quán áp dụng cùng các tiêu chí bằng văn bản cho mọi ứng viên. Việc sàng lọc phải đáp ứng yêu cầu công bằng nhà ở (fair-housing), được ghi nhận và không dựa trên sở thích cá nhân hoặc giả định về các đặc điểm được bảo vệ.

Khi bạn so sánh các người quản lý, hãy tập trung vào hệ thống, hồ sơ và cách liên lạc. Thu tiền thuê nghe có vẻ đơn giản, nhưng chủ nhà thường mất tiền vì trễ hạn, theo dõi yếu, ghi chép hồ sơ kém và bản kê không rõ ràng.

Dùng một danh sách kiểm tra đơn giản:
1. Xác nhận công ty có được cấp phép không nếu tiểu bang của bạn yêu cầu, và yêu cầu bằng chứng về bảo hiểm.
2. Hỏi khi nào tiền thuê đến hạn, khi nào được coi là trễ và khi nào gửi thông báo.
3. Hỏi việc chi trả cho chủ nhà hoạt động như thế nào, bao gồm ngày chi trả dự kiến thông thường và các yêu cầu về quỹ dự phòng.
4. Yêu cầu một mẫu bản kê chủ nhà và bảng lịch phí.
5. Hỏi việc thu phí trễ hạn, khoản thanh toán bị trả lại và thanh toán một phần có được xử lý theo một chính sách bằng văn bản hay không.
6. Hỏi ai là người trả lời thắc mắc của người thuê về số dư và cách tranh chấp được ghi nhận.
7. Kiểm tra tài liệu tham khảo (references) và đọc hợp đồng quản lý trước khi ký.

OwnerLedger là dịch vụ ghép cặp miễn phí cho chủ nhà. Chúng tôi không quản lý bất động sản, không thu tiền thuê và không giữ tiền. Chúng tôi giúp bạn kết nối với những người quản lý bất động sản được cấp phép và có bảo hiểm để bạn có thể so sánh các đề xuất và chọn ai để thuê.

Nếu bạn sẵn sàng so sánh các lựa chọn, bạn có thể được ghép cặp hoặc tìm hiểu thêm trên trang dành cho chủ nhà. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin liên hệ cơ bản và thông tin liên quan đến mục đích bất động sản như: họ tên, số điện thoại, email tùy chọn, vai trò, loại bất động sản, số lượng căn, thành phố, ZIP và ngôn ngữ bạn ưu tiên.