Cách kiểm tra người quản lý tài sản trước khi ký hợp đồng

Câu hỏi đầu tiên thật đơn giản: công ty này có thực sự được phép làm công việc đó tại khu vực của bạn không, và họ có mua bảo hiểm không? Quy định về quản lý bất động sản khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận tình trạng giấy phép của công ty với cơ quan tiểu bang hoặc hội đồng địa phương phù hợp, đồng thời yêu cầu bằng chứng về bảo hiểm trách nhiệm (liability) và, nếu có liên quan, bảo hiểm sai sót và thiếu sót (errors-and-omissions).

Nếu bạn dùng OwnerLedger, hãy nhớ điều này: chúng tôi là dịch vụ ghép đôi miễn phí, không phải công ty quản lý tài sản hay công ty môi giới bất động sản. Chúng tôi không quản lý tài sản và cũng không chọn thay bạn. Bạn so sánh các công ty, tự kiểm tra giấy tờ của họ và quyết định thuê ai.

Ngoài ra, hãy hỏi xem người quản lý có xử lý đúng loại tài sản và số lượng căn của bạn không. Một công ty làm tốt với tòa nhà 200 căn có thể không phù hợp bằng cho một ngôi nhà nhỏ, nhà song lập (duplex), hoặc với chủ sở hữu ở ngoài tiểu bang cần liên lạc tốt và báo cáo hàng tháng rõ ràng.

Người tham chiếu quan trọng hơn khi họ tương tự với tài sản của bạn. Hãy hỏi một vài người tham chiếu là chủ sở hữu hiện tại hoặc gần đây, lý tưởng nhất là ở cùng thành phố, cùng loại tài sản và quy mô tương đương. Người quản lý tốt nên sẵn sàng cung cấp người tham chiếu mà không khiến bạn phải đuổi theo họ nhiều ngày.

Khi gọi, hãy hỏi thẳng: Họ có gọi lại không? Việc thu tiền thuê có đúng hạn không? Các vấn đề bảo trì có được ghi nhận không? Báo cáo chủ sở hữu hàng tháng có rõ ràng không? Họ có giải thích việc bỏ trống (vacancies), sửa chữa và phí tổn mà không gây bất ngờ không? Nếu người chủ nói: “Ước gì tôi đã đọc kỹ thỏa thuận hơn,” hãy chú ý.

Bạn cũng có thể hỏi người quản lý đã giữ cùng các chủ sở hữu trong bao lâu. Tỷ lệ thay khách hàng cao trong danh sách của họ có thể là dấu hiệu cảnh báo. Người quản lý ổn định thường có quy trình rõ ràng và ít phàn nàn hơn về các khoản phí bất ngờ hoặc liên lạc chậm.

Người quản lý tốt sẽ giải thích phí bằng ngôn ngữ dễ hiểu trước khi bạn ký. Mức phí phổ biến tại Mỹ thường khoảng 8% đến 12% tiền thuê hàng tháng cho quản lý liên tục, cộng thêm một khoản phí cho thuê mới có thể tương đương 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng để đưa người thuê mới vào ở. Một số công ty cũng tính phí gia hạn, phí thiết lập, phí kiểm tra, hoặc phí phối hợp bảo trì. Đây chỉ là các khoảng phí (ranges), không phải báo giá — con số thực tế phụ thuộc vào thị trường, tài sản và mức độ dịch vụ của bạn.

Hãy hỏi thật cụ thể tiền được luân chuyển như thế nào: Ai là người thu tiền thuê? Tiền được giữ ở đâu? Họ có dùng tài khoản tín thác (trust account) không? Bao giờ bạn nhận được báo cáo cho chủ sở hữu và khoản thanh toán (payout)? Người quản lý cần có thể giải thích quy trình kế toán/quỹ rõ ràng và cung cấp mẫu báo cáo. Nếu số liệu khó theo dõi trước khi ký, thì sau này cũng sẽ không dễ hơn.

Hãy để ý chi phí ẩn. Dấu hiệu đáng ngờ gồm các khoản “hành chính” mơ hồ, mức phụ thu bảo trì không được công bố, phí cho thuê mới không rõ ràng, và cách diễn đạt mơ hồ như “có thể áp dụng các khoản phí khác.” Hãy xin mọi khoản phí bằng văn bản và yêu cầu một mẫu báo cáo hàng tháng để bạn xem sổ sách sẽ trông như thế nào trong thực tế.

Đừng ký trong một cuộc gọi bán hàng. Một người quản lý thật sự sẽ cho bạn thời gian để đọc thỏa thuận, so sánh vài công ty và đặt câu hỏi. Hợp đồng phải nêu rõ họ làm gì, họ không làm gì, cách kết thúc mối quan hệ, cách xử lý thông báo, và khi nào cần phê duyệt thêm cho các khoản sửa chữa.

Hãy xem kỹ các phần về giới hạn chi tiêu bảo trì, thẩm quyền gia hạn, cách xử lý việc đuổi thuê (eviction), lịch kiểm tra và điều khoản chấm dứt. Nếu thỏa thuận mơ hồ, nghiêng quá một phía, hoặc đầy chỗ trống, hãy dừng lại và yêu cầu họ chỉnh sửa. Người quản lý không chịu đưa các điều khoản cơ bản ra văn bản là một dấu hiệu cảnh báo.

Về chi tiết phí, có thể hữu ích nếu bạn xem các loại phí quản lý phổ biến trước khi trao đổi với các công ty. Như vậy bạn sẽ dễ nhận ra khoản tính nào là bình thường trong thị trường của bạn, và khoản nào chỉ là không rõ ràng hoặc quá cao.

Một số dấu hiệu cảnh báo rất dễ nhận ra. Nếu bạn thấy bất kỳ điều nào trong số này, hãy chậm lại:

• gây áp lực để ký ngay lập tức
• không có bằng chứng về giấy phép hoặc bảo hiểm
• không có thỏa thuận quản lý bằng văn bản
• phí mơ hồ hoặc phí ẩn
• không có giải thích về tài khoản tín thác
• không có mẫu báo cáo cho chủ sở hữu
• trả lời kém hoặc phòng vệ khi bạn hỏi
• không có người tham chiếu từ chủ sở hữu hiện tại
• cam kết đảm bảo tỷ lệ kín phòng (guaranteed occupancy) hoặc đảm bảo tiền thuê (guaranteed rent)

Người quản lý không cần phải hoàn hảo, nhưng họ phải có tổ chức, minh bạch và bình tĩnh khi bạn yêu cầu chi tiết. Nếu họ trở nên hối thúc ngay cả trước khi bạn thuê họ, thì thường về sau họ cũng sẽ hành xử như vậy khi phát sinh câu hỏi về sửa chữa, căn bỏ trống (vacancy) hoặc vấn đề kế toán.

Nếu người quản lý sẽ sàng lọc người thuê, họ phải áp dụng cùng các tiêu chí bằng văn bản cho mọi ứng viên. Việc sàng lọc phải nhất quán, được ghi nhận (documented) và tuân thủ các quy định về công bằng nhà ở (fair-housing). Họ không được dùng các tiêu chuẩn khác nhau dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng gia đình (familial status), tình trạng khuyết tật, hoặc các đặc điểm được bảo vệ khác.

Hãy hỏi họ sàng lọc thu nhập như thế nào, lịch sử thuê nhà, tín dụng (credit), hồ sơ hình sự (criminal background) nếu được phép, và người tham chiếu. Người quản lý tốt có thể giải thích quy trình của họ mà không nghe có vẻ “chọn lọc” hoặc nói chuyện hời hợt về người họ chấp nhận. Nếu bạn là người thuê đang đọc phần này, ý tưởng đó cũng áp dụng từ phía bạn: đối xử công bằng nghĩa là chủ nhà hoặc người quản lý nên dùng một quy trình rõ ràng cho tất cả mọi người.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm cách chủ sở hữu so sánh các lựa chọn dịch vụ trước khi thuê, xem các hướng dẫn của chúng tôi hoặc bắt đầu một lần ghép đôi miễn phí qua Get Matched.