Sàng lọc người thuê công bằng

Sàng lọc người thuê là quy trình rà soát hồ sơ đăng ký thuê nhà theo cách nhất quán, có ghi chép, trước khi ký hợp đồng thuê. Thông thường, điều đó có nghĩa là kiểm tra danh tính, thu nhập, lịch sử thuê nhà, tín dụng và các thông tin sàng lọc hợp pháp khác được phép trong thị trường đó.

Mục tiêu không phải là tìm “người thuê hoàn hảo”. Mục tiêu là đưa ra quyết định hợp lý, công bằng bằng cách dùng cùng tiêu chí cho mọi ứng viên, giảm rủi ro có thể tránh được và lưu giữ hồ sơ tốt trong trường hợp sau này có ai đó thắc mắc về quyết định.

Điều này quan trọng với cả chủ nhà và người thuê. Chủ nhà muốn ít trường hợp bỏ lỡ thanh toán hơn, ít vi phạm điều khoản hợp đồng thuê hơn và ít lần thay người thuê (turnover) hơn. Người thuê xứng đáng có một quy trình rõ ràng, nhất quán và không dựa vào đoán mò, định kiến hay quy tắc khác nhau cho các nhóm người khác nhau.

OwnerLedger là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải công ty quản lý bất động sản, không phải môi giới, luật sư hay kế toán. Chúng tôi chỉ cung cấp thông tin chung và có thể giúp chủ nhà được ghép cặp với các đơn vị quản lý bất động sản được cấp phép và mua bảo hiểm để bạn so sánh.

Một quản lý tốt bắt đầu bằng các tiêu chí sàng lọc bằng văn bản trước khi quảng cáo/chào thuê căn hộ. Các tiêu chuẩn này phải nêu rõ cần những giấy tờ nào, thu nhập được đánh giá ra sao, cách xem xét lịch sử thuê nhà, yếu tố tín dụng nào quan trọng và cách xử lý bất kỳ phần kiểm tra lý lịch hợp pháp nào. Sau đó, quản lý sẽ áp dụng các tiêu chuẩn đó theo cùng cách cho mọi ứng viên.

Fair housing là yêu cầu cơ bản, không phải phần “thêm cho có”. Việc sàng lọc không bao giờ được “lái” người nộp theo hướng nhất định, loại trừ hoặc dùng tiêu chuẩn khác dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng gia đình (familial status) hoặc tình trạng khuyết tật. Quy định ở tiểu bang và thành phố có thể bổ sung thêm các nhóm được bảo vệ và giới hạn thêm, vì vậy việc tuân thủ tại địa phương rất quan trọng.

Tính nhất quán bảo vệ tất cả mọi người. Nếu một ứng viên phải xuất phiếu lương, thì mọi người khác cũng phải được yêu cầu cung cấp cùng loại bằng chứng. Nếu chính sách đặt ra một mức chuẩn thu nhập, thì phải áp dụng bình đẳng. Nếu có ngoại lệ, các ngoại lệ đó cần dựa trên một chính sách bằng văn bản và phải được ghi nhận cẩn thận.

Một quản lý cẩn thận cũng hiểu rằng quy tắc sàng lọc khác nhau theo từng khu vực. Một số thành phố và tiểu bang giới hạn những gì được phép xem xét, thời điểm có thể thu phí nộp đơn ra sao, lịch sử phạm tội có thể được cân nhắc thế nào hoặc thứ tự xử lý các hồ sơ cần thiết. Đây cũng là một lý do để xác nhận thực tiễn tại địa phương với một quản lý được cấp phép và, khi cần, với một luật sư được cấp phép.

Hầu hết các nội dung sàng lọc bao gồm nhiều phần, không chỉ là điểm số tín dụng. Xác minh thu nhập có thể bao gồm phiếu lương, thư đề nghị nhận việc, tờ khai thuế đối với người làm tự do (self-employed) hoặc các bằng chứng hợp pháp khác về khả năng chi trả. Lịch sử thuê nhà có thể gồm tham chiếu từ chủ nhà trước, mô hình thanh toán, mức độ tuân thủ hợp đồng thuê và tình trạng bàn giao khi chuyển đi.

Xem tín dụng thường tập trung vào lịch sử thanh toán, các khoản thu hồi nợ (collections), mức nợ và dấu hiệu về việc không thanh toán kéo dài. Một số quản lý không chỉ chú trọng vào một điểm số duy nhất mà quan tâm nhiều hơn đến các mô hình gần đây. Quy trình sàng lọc tốt sẽ giải thích bằng văn bản điều gì quan trọng và xử lý hồ sơ “biên” (borderline) như thế nào.

Phần kiểm tra lý lịch, nếu được phép, cũng phải được thực hiện cẩn thận và nhất quán. Một quản lý tốt hiểu rõ giới hạn tại địa phương, sử dụng tiêu chí hiện hành và tránh cách làm “đại trà” có thể vi phạm quy định fair-housing hoặc luật địa phương. Tài liệu/ghi chép rất quan trọng ở phần này.

Không có quy trình sàng lọc nào có thể loại bỏ toàn bộ rủi ro. Con người có thể mất việc, gặp vấn đề y tế, chuyển đi bất ngờ hoặc đơn giản là không còn tuân thủ hợp đồng thuê. Sàng lọc giúp giảm rủi ro, nhưng không thể đảm bảo thanh toán đúng hạn, hành vi hoàn hảo hay không có thời gian trống nhà.

Chi phí sàng lọc thường được đưa vào một trong hai khoản: phí cho thuê (leasing fee) hoặc phí nộp đơn và sàng lọc riêng, tùy theo thị trường và quy trình của quản lý. Với chủ nhà, phí cho thuê hoặc phí bố trí người thuê (tenant placement/leasing fees) thường rơi vào khoảng 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng. Ở một số thị trường, công việc sàng lọc nằm trong khoản phí đó.

Nếu sàng lọc được tính riêng cho chủ nhà, có thể là một khoản cố định theo mỗi ứng viên hoặc theo mỗi lần bố trí. Nếu sàng lọc được thu từ ứng viên, luật địa phương có thể quy định mức tối đa được phép thu, thời điểm được phép thu và các thông tin/cam kết phải công bố. Quy định thay đổi rất nhiều theo tiểu bang và thành phố.

Nếu bạn thuê quản lý dịch vụ đầy đủ (full-service management), các khoản phí quản lý hàng tháng thường rơi vào khoảng 8% đến 12% tiền thuê đã thu (collected rent), và sàng lọc có thể được bao gồm như một phần của hoạt động cho thuê và quản lý liên tục. Một số công ty cũng thu phí gia hạn hợp đồng thuê (lease renewal fees), phí thiết lập (setup fees), phí kiểm tra (inspection fees) hoặc phí phối hợp bảo trì (maintenance coordination charges). Xem hướng dẫn chung của chúng tôi về phí để biết thêm các mức dao động rộng hơn.

Đây chỉ là các khoảng phổ biến, không phải báo giá. Con số thực tế phụ thuộc vào thị trường, loại bất động sản, mức tiền thuê, điều kiện trống nhà và chính xác những dịch vụ nào được bao gồm.

Dấu hiệu cảnh báo lớn nhất trong sàng lọc là sự không nhất quán. Nếu một quản lý nói rằng họ “làm theo cảm tính”, thay đổi tiêu chuẩn từ ứng viên này sang ứng viên khác, hoặc không thể đưa ra tiêu chí bằng văn bản, thì đó là một vấn đề nghiêm trọng. Việc sàng lọc cần được ghi chép, có thể lặp lại và công bằng.

Một dấu hiệu cảnh báo khác là cách báo giá mơ hồ. Hãy hỏi liệu sàng lọc có được bao gồm trong phí cho thuê hay tính riêng, do ứng viên trả (nếu được phép) hay có bị cộng thêm theo cách nào đó. Hãy yêu cầu bảng phí đầy đủ bằng văn bản, bao gồm phí gia hạn, phí kiểm tra và mọi khoản phí cộng thêm cho bảo trì. Các khoản phí “ẩn” là cách phổ biến khiến chủ nhà bị mất tiền.

Cũng nên thận trọng nếu không có hợp đồng quản lý bằng văn bản, không có bằng chứng về giấy phép khi được yêu cầu, không có bằng chứng mua bảo hiểm, không có quy trình kế toán/ghi nhận quỹ theo đúng quy định (trust accounting process), hoặc bị gây áp lực ký nhanh. Chủ nhà nên đọc kỹ hợp đồng quản lý trước khi ký và tự kiểm tra tình trạng giấy phép cũng như các thông tin tham chiếu.

Với người thuê, dấu hiệu cảnh báo là tiêu chuẩn không rõ ràng hoặc các câu trả lời khác nhau được đưa ra cho các ứng viên khác nhau. Quy trình công bằng cần giải thích thông tin nào là cần thiết và cách đánh giá hồ sơ. Các tiêu chí cơ bản giống nhau nên được áp dụng cho mọi người.

Khi bạn so sánh các quản lý bất động sản, hãy hỏi thẳng về việc sàng lọc, không chỉ hỏi về giá. Bạn cần một người có thể giải thích quy trình của họ bằng ngôn ngữ dễ hiểu, đưa ra tiêu chí bằng văn bản và mô tả cách họ cập nhật theo quy định fair-housing và quy định nộp đơn tại địa phương.

Dùng danh sách kiểm tra này khi trao đổi với các quản lý:
- Bạn có được cấp phép tại nơi được yêu cầu, và bạn có mua bảo hiểm không?
- Bạn có dùng tiêu chí sàng lọc bằng văn bản cho mọi ứng viên không?
- Bạn xác minh thu nhập, lịch sử thuê nhà và danh tính như thế nào?
- Bạn xử lý phần xem xét tín dụng và lý lịch ở thành phố và tiểu bang này ra sao?
- Những khoản phí nào áp dụng cho cho thuê, sàng lọc, gia hạn, kiểm tra và phối hợp bảo trì?
- Bạn có lưu giữ các tuyên bố của chủ nhà và hồ sơ nộp đơn một cách ngăn nắp, có ghi chép không?
- Bạn có thể cung cấp thông tin tham chiếu từ các chủ nhà có bất động sản tương tự không?

Bạn vẫn nắm quyền kiểm soát. Hãy so sánh các đề xuất, đọc hợp đồng, kiểm tra giấy phép và thông tin tham chiếu, rồi chọn người bạn sẽ thuê. Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm lựa chọn, OwnerLedger có thể ghép bạn với các quản lý bất động sản được cấp phép và mua bảo hiểm ở gần nơi bạn cho thuê. Dịch vụ của chúng tôi miễn phí cho chủ nhà và chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và mục đích với bất động sản, như tên, số điện thoại, email (tùy chọn), vai trò, loại bất động sản, số lượng căn/đơn vị, thành phố, mã ZIP và ngôn ngữ ưu tiên.

Nếu bạn vẫn đang so sánh các dịch vụ, bạn cũng có thể xem phần tổng quan rộng hơn về dịch vụ quản lý bất động sản và các tài liệu dành cho chủ nhà.