Bago ka pumirma, siguraduhing malinaw sa kasunduan kung ano ang gagawin ng manager, kung ano ang babayaran mo, paano inaaprubahan ang mga repair, at kung paano mo puwedeng tapusin ang kasunduan.
Ano ang kasunduang ito, sa simpleng Tagalog
Ang kasunduan sa property management ay ang nakasulat na kontrata sa pagitan mo, bilang owner, at ng property management company. Dapat nitong malinaw na ilarawan ang mga serbisyo, bayarin, saklaw/awtoridad, pag-uulat, paghawak ng tiwala (trust), at kung paano matatapos ang relasyon sa pagitan ng dalawang panig. Kung may mahalagang detalye na hindi naisulat, ipagpalagay na maaaring maging problema ito sa bandang huli.
Para sa maraming owner, kasing-importante ng halaga ng upa ang kasunduang ito. Maaaring handle ng manager ang pag-advertise, pagpapakita ng unit (showings), pag-screen ng tenant, pagpapa-sign ng lease, pangongolekta ng renta, pag-uugnay ng maintenance, inspections, owner statements, at mga abiso (notices). Ngunit magkaiba-iba ang pagsasama ng mga serbisyo ng bawat kumpanya, kaya kailangan sabihin sa kasunduan nang eksakto kung ano ang kasama at kung ano ang may dagdag na gastos.
Pangkalahatang impormasyon lamang ang page na ito, hindi payo sa batas, buwis, accounting, o real-estate brokerage. Nag-iiba ang mga patakaran at mga kondisyon ng kontrata kada estado at lungsod, kaya kumpirmahin ang mga detalye sa isang lisensyadong property manager at, kung kinakailangan, sa isang lisensyadong abogado o accountant.
Mga clause na dapat basahin muna ng karamihan sa mga owner
Kung ayaw mong basahin muna ang buong kasunduan, simulan sa mga seksyong ito: haba ng term, pagkansela, bayarin, limitasyon sa pag-apruba ng repair, awtoridad sa pagpapaupa (leasing), mga kinakailangang reserve, at mga responsibilidad ng owner. Madalas, ang mga clause na ito ang higit na nakakaapekto sa pera mo at sa kontrol mo kaysa sa marketing language sa unahan.
Hanapin ang term ng kontrata. Ang ilang kasunduan ay nagre-renew kada buwan pagkatapos ng paunang panahon; ang iba naman ay ikinakabit ka sa 6 o 12 buwan. Tingnan kung may early termination fee, kailangang nakasulat na paunang abiso (written notice), o may bayad kapag nanatili ang tenant kahit tapos na ang kasunduan.
Tapos tignan ang awtoridad. Maaari bang pumirma ang manager ng mga lease para sa’yo? Mga renewal? Mag-serve ng notices? Aprubahan ang mga repair nang hindi muna tinatanong ka? Mag-hold ng maintenance reserve? Kung malabo ang kasunduan, humingi ng mas malinaw na nakasulat na limitasyon.
Huli, tingnan kung ano ang mangyayari kapag natapos na ang kasunduan. Gusto mong malaman kung paano ibinabalik ang owner funds, paano inililipat ang mga rekord, sino ang nag-iingat ng mga susi at lease files, at kung may anumang tuloy-tuloy na bayad pagkatapos ng termination.
Mga bayarin na karaniwan mong makikita
Kadalasan, nakalista sa karamihan ng kasunduan ang ilang iba’t ibang bayarin, hindi lang iisang monthly fee. Karaniwang buwanang management fee ay nasa 8% hanggang 12% ng nakolektang renta, pero sa ilang pamilihan ay mas mababa o mas mataas. Ang leasing o tenant-placement fees madalas umaabot sa mga 50% hanggang 100% ng isang buwang renta. Maaari rin lumitaw ang renewal fees, setup fees, vacancy fees, inspection fees, notice-posting fees, o maintenance coordination fees. Karaniwang saklaw (ranges) ito, hindi eksaktong presyo/quotes. Ang tunay na numero ay depende sa market, property, bilang ng unit, at sa mga kasamang serbisyo.
Basahin nang mabuti ang maintenance markups. May ilang manager na nagdadagdag ng porsiyento o coordination fee sa vendor invoices; ang iba naman ay hindi. Wala sa dalawang approach ang awtomatikong mali, pero dapat itong malinaw na maibunyag nang nakasulat. Kung sinasabi sa kasunduan na puwede ng manager ang paggamit ng "affiliated vendors" o maningil ng "administrative" repair fees, humingi ng simpleng paliwanag at mga halimbawa.
Tanungin din kung paano binibigyang-kahulugan ang rent para sa layunin ng mga bayarin. Ang monthly fee ba ay batay sa rent na nakolekta, rent na dapat bayaran (due), o sa lease amount? Mahalaga ang pagkakaibang ito kung late o partial ang bayad ng tenant. Tanungin kung kailan ipinapadala ang owner statements, ano ang ipinapakita nito, at paano hinahawakan ang mga trust funds at security deposits ayon sa mga lokal na patakaran.
Kung gusto mo ng mas malawak na overview bago magkumpara ng mga proposal, tingnan ang property management fees at iba pang gabay para sa owner sa aming resource center.
Mga limitasyon sa repair, emergencies, at reserve money
Halos bawat management agreement ay nagbibigay sa manager ng ilang awtoridad na aprubahan ang mga repair nang hindi ka nila kontakin sa bawat pagkakataon. Normal ito, lalo na kung tunay na emergency. Pero dapat malinaw ang cash limit. Halimbawa, maaaring payagan ng kontrata ang manager na aprubahan ang mga non-emergency repairs hanggang sa isang nakatakdang halaga, at ang anumang mas mataas ay kailangan lamang sa pag-apruba ng owner.
Mahalaga ang language sa emergency. Dapat ipaliwanag ng kasunduan kung ano ang itinuturing na emergency, gaano kabilis puwedeng kumilos ang manager, at kung maaari nilang gumastos nang lampas sa normal na limitasyon para protektahan ang mga tao o ang property. Burst pipes (sumabog na tubo), walang init sa malamig na panahon, active leaks, mga electrical hazards, o sewer backups ang mga karaniwang halimbawa, pero mag-iiba ang eksaktong pagtrato depende sa local law at patakaran ng kumpanya.
Maraming manager ang nangangailangan ng owner reserve sa trust account, madalas ay ilang daang dolyar o higit pa depende sa property. Tinutulungan ng reserve na ito ang pagtakip sa maliliit na repair bago matanggap ang renta. Siguraduhin na sinasabi sa kasunduan ang inaasahang reserve amount, kailan mo ito kailangang dagdagan (replenish), at paano ibinabalik ang mga hindi nagamit na pondo sa dulo.
Mga responsibilidad ng owner at patas, pare-parehong screening
Ang isang magandang kasunduan ay hindi lang naglilista kung ano ang gagawin ng manager. Naka-list din dito kung ano ang kailangan mong gawin, bilang owner. Maaaring kabilang dito ang pagbibigay ng pondo para sa reserves, pagdadala ng tamang insurance, pagpapanatili ng pagiging tirahan (habitability), agad na pag-apruba sa mga major na trabaho, paglalantad ng mga isyung alam mong naroon sa property, at pagbibigay ng tumpak na impormasyon tungkol sa ownership at contact.
Kung ang manager ang humahawak sa leasing, dapat ilarawan ng kasunduan ang pamantayan sa screening at kung paano tinatanggap ang mga application. Dapat maging pare-pareho ang screening, may dokumentasyon, at inilalapat sa parehong paraan sa bawat applicant. Ang kontrata ay hindi dapat magpahiwatig ng ilegal na pagdidirekta (steering) o magkakaibang standards batay sa race, color, religion, sex, national origin, familial status, o disability. Maaaring magdagdag pa ang lokal na fair-housing at screening rules ng mas maraming kinakailangan.
Dapat ding tingnan ng mga owner kung ang kasunduan ay nangangailangan sa manager na sundin ang mga lokal na registration, licensing, lead-paint, habitability, at notice rules kung naaangkop. Dahil nag-iiba ang mga obligasyong ito sa bawat lugar, kumpirmahin ang mga ito sa isang lisensyadong lokal na propesyonal.
Mga red flags at kung paano ikumpara ang mga kasunduan
Ang isang management agreement ay dapat detalyado, madaling basahin, at handang pag-usapan. Kasama sa mga red flags ang malabo/mabigat na bayarin na nakasulat, hindi ibinunyag na maintenance markups, walang nakasulat na management agreement, walang language tungkol sa trust accounting, walang aktibong lisensya kung kinakailangan, walang patunay ng insurance, o presyong pumirma agad.
Gumamit ng simpleng checklist sa paghahambing kapag nirereview mo ang mga proposal:
- I-verify na lisensyado ang kumpanya kung kinakailangan ito ng iyong estado, at humingi ng patunay ng insurance.
- Ihambing ang monthly fee, leasing fee, renewal fee, setup fee, at anumang maintenance markup o coordination fee.
- Tingnan ang contract term, notice period, at anumang early cancellation fee.
- I-review ang mga limitasyon sa paggastos sa repair at ang emergency authority.
- Tanungin kung kailan ipinapadala ang owner statements at anong detalye sa accounting ang kasama.
- Tanungin kung paano nadodokumento ang tenant screening at pinananatiling pare-pareho.
- I-verify ang mga sanggunian (references) at tanungin kung paano gumagana ang komunikasyon sa panahon ng vacancies, repairs, at delinkwinsiya (delinquencies).
Ang owner ang nananatiling may kontrol. Ikaw ang nagkukumpara ng mga proposal, binabasa ang agreement, ini-verify ang lisensya at references, at pipili kung sino ang kukunin mo. Ang OwnerLedger ay isang libreng matching service, hindi property management company o broker. Hindi namin pinamamahalaan ang property. Kung gusto mong magkumpara ng mga lisensyado at may insurance na manager malapit sa’yo, puwede mong kuning tugma o magbasa pa ng tulong para sa mga rental owner.