Các công ty quản lý bất động sản sàng lọc người thuê nhà như thế nào?

Phần lớn công ty quản lý sàng lọc người thuê bằng một quy trình bằng văn bản, áp dụng giống nhau cho mọi ứng viên cho cùng một bất động sản. Thông thường sẽ bao gồm đơn xin thuê, kiểm tra danh tính, xác minh thu nhập và việc làm, lịch sử thuê nhà, người tham chiếu, và báo cáo tín dụng/báo cáo lý lịch khi pháp luật tiểu bang và địa phương cho phép.

Một quản lý giỏi không chỉ nhìn điểm tín dụng cao. Họ đang cố gắng trả lời một vài câu hỏi cơ bản: Ứng viên này có thể trả tiền thuê nhà một cách đáng tin cậy không? Trước đây họ có tuân thủ các quy định trong hợp đồng thuê không? Thông tin trên đơn xin thuê có đầy đủ và nhất quán không? Quy trình sàng lọc có đứng vững trước các quy định về nhà ở công bằng hay không?

Với chủ nhà, điểm quan trọng là tính nhất quán. Việc sàng lọc phải hợp pháp, có tài liệu, và áp dụng theo cùng cách thức cho mọi ứng viên. Với người thuê, điều đó có nghĩa là bạn nên kỳ vọng các tiêu chí rõ ràng, quy trình nộp đơn bằng văn bản và cách đối xử bình đẳng.

Một quy trình điển hình bắt đầu bằng đơn xin thuê và các tiêu chí sàng lọc bằng văn bản. Các tiêu chí có thể bao gồm thu nhập, điểm tín dụng, lịch sử thuê nhà, các lần bị đuổi nhà trước đó nếu luật địa phương cho phép, giới hạn số người ở, và cách để ứng viên hội đủ điều kiện thông qua người đồng ký (co-signer) hoặc cung cấp thêm tài liệu nếu chính sách cho phép. Quản lý phải đưa ra các tiêu chuẩn như nhau cho tất cả mọi người.

Sau đó, quản lý sẽ xác minh thông tin. Việc này có thể bao gồm xác nhận thu nhập qua phiếu lương hoặc liên hệ với nơi làm việc, kiểm tra các địa chỉ trước đây và tham chiếu từ chủ nhà, đồng thời xem xét báo cáo tín dụng và lý lịch thông qua một đơn vị sàng lọc. Một số quản lý cũng xem xét sao kê ngân hàng hoặc tờ khai thuế trong một số tình huống nhất định, nhưng điều gì được phép và phù hợp sẽ khác nhau tùy theo khu vực.

Ngoài ra, quản lý cũng tìm các điểm không khớp. Ví dụ, nếu thu nhập được khai không phù hợp với tài liệu, hoặc lịch sử thuê nhà có các khoảng trống mà không được giải thích, có thể dẫn đến nhiều câu hỏi hơn. Một quản lý cẩn thận sẽ ghi lại họ đã xem những gì và vì sao hồ sơ được chấp thuận, chấp thuận có điều kiện, hoặc bị từ chối.

Nếu bạn là chủ nhà thuê một công ty quản lý, hãy yêu cầu xem mẫu chính sách sàng lọc và cách họ ghi nhận các quyết định. Nếu bạn cần giúp tìm các công ty để so sánh, OwnerLedger là một dịch vụ matching miễn phí giúp chủ nhà kết nối với các công ty quản lý bất động sản được cấp phép và có mua bảo hiểm gần nơi bạn. Chúng tôi không quản lý bất động sản và không đóng vai trò là bên môi giới.

Nhiều quản lý sử dụng mức thu nhập tối thiểu, thường được thể hiện như một bội số của tiền thuê, nhưng con số cụ thể sẽ khác nhau tùy theo thị trường, loại bất động sản và luật địa phương. Họ cũng có thể xem xét mức nợ, lịch sử thanh toán, tham chiếu từ các lần thuê trước, và liệu ứng viên có mô hình vi phạm quy định trong hợp đồng thuê hay không. Các chính sách tốt thường rõ ràng đến mức nhân viên có thể áp dụng theo cùng một cách mỗi lần.

Với người thuê, điều này có nghĩa là bạn nên chuẩn bị tài liệu từ sớm: giấy tờ tùy thân có ảnh, phiếu lương gần đây, thông tin liên hệ nơi làm việc và thông tin liên hệ từ chủ nhà trước đó. Nếu thu nhập của bạn không đều, một số quản lý có thể chấp nhận giấy tờ khác như thư đề nghị, sao kê phúc lợi hoặc cung cấp thêm tài liệu—tùy theo quy định địa phương và tiêu chí của bất động sản.

Với chủ nhà, hãy nhớ rằng “khắt khe hơn” không phải lúc nào cũng tốt hơn. Một chính sách quá cứng có thể làm giảm số lượng ứng viên, tăng thời gian trống nhà và vẫn tạo rủi ro về nhà ở công bằng nếu không áp dụng nhất quán. Việc sàng lọc nên bảo vệ bất động sản và dòng tiền, nhưng cũng cần thực tế, hợp pháp và có tài liệu.

Vì quy định sàng lọc khác nhau theo tiểu bang và thành phố, đây chỉ là thông tin chung. Hãy xác nhận yêu cầu tại địa phương với một công ty quản lý bất động sản được cấp phép và, khi cần, với một luật sư được cấp phép.

Các công ty quản lý bất động sản phải tuân thủ các quy định về nhà ở công bằng. Điều đó có nghĩa là họ không được chọn hoặc từ chối ứng viên dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng gia đình, tình trạng khuyết tật và các nhóm được bảo vệ khác theo luật liên bang, luật tiểu bang hoặc luật địa phương. Họ cũng không nên dùng câu hỏi khác nhau, tiêu chuẩn khác nhau, hoặc mức độ nỗ lực khác nhau cho các ứng viên khác nhau.

Nói đơn giản, cùng một bất động sản phải có các tiêu chuẩn sàng lọc giống nhau cho tất cả mọi người. Nếu được phép có ngoại lệ, các ngoại lệ đó phải được xử lý theo một chính sách bằng văn bản, không phải theo sở thích cá nhân. Ghi chú, email và các cuộc trò chuyện nên tập trung vào các tiêu chí cho thuê mang tính khách quan, không phải khuôn mẫu hay suy đoán.

Với chủ nhà, đây là một trong những lý do lớn nhất để dùng một công ty quản lý đã được đào tạo, có giấy phép, và có quy trình bằng văn bản. Cách làm hời hợt hoặc không nhất quán có thể gây ra những rắc rối tốn kém. Với người thuê, nếu quy trình có cảm giác mang tính chọn lọc, mơ hồ hoặc không công bằng, hãy yêu cầu tiêu chí sàng lọc bằng văn bản và bất kỳ thông báo hành động bất lợi nào (adverse-action) mà pháp luật yêu cầu.

Bạn có thể đọc thêm kiến thức dành cho chủ nhà trong các hướng dẫn của chúng tôi và các câu trả lời ngắn trong trang trợ giúp.

Bản thân việc sàng lọc thường chỉ là một phần nhỏ trong tổng chi phí cho thuê, nhưng chủ nhà vẫn nên hỏi cách thức chi phí này được xử lý. Phí nộp đơn hoặc phí sàng lọc do người nộp hồ sơ trả thường dao động khoảng từ $25 đến $75 cho mỗi người trưởng thành, đôi khi cao hơn ở các thị trường có chi phí cao, nhưng luật địa phương có thể giới hạn hoặc quy định trần đối với các khoản phí này. Một số quản lý cũng gộp việc sàng lọc vào quy trình cho thuê của họ.

Với chủ nhà thuê một công ty quản lý, phí cho thuê thường quan trọng hơn chỉ riêng phí sàng lọc. Phí cho thuê thường dao động khoảng 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng, và quản lý hàng tháng thường dao động khoảng 8% đến 12% trên tiền thuê đã thu. Một số công ty còn tính thêm phí gia hạn, phí chuẩn bị ban đầu (setup fees), phí kiểm tra (inspection fees) hoặc phí điều phối bảo trì. Đây là các mức phạm vi phổ biến của thị trường, không phải báo giá.

Điều gì quyết định con số thực tế? Thị trường, mức tiền thuê, tình trạng bất động sản, số lượng căn/đơn vị, mức độ khó để cho thuê bất động sản và các dịch vụ được bao gồm. Luôn yêu cầu bảng phí bằng văn bản và đọc kỹ thỏa thuận quản lý trước khi ký.

Nếu bạn muốn so sánh các công ty tại địa phương, OwnerLedger có thể giúp bạn được ghép miễn phí. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản như chi tiết liên hệ và mục đích liên quan đến bất động sản, ví dụ: tên, số điện thoại, email (tùy chọn), vai trò, loại bất động sản, số lượng đơn vị, thành phố, ZIP và ngôn ngữ ưa thích của bạn. Chúng tôi không thu thập số an sinh xã hội, số tài khoản ngân hàng, bảng kê/tài liệu tài chính của chủ nhà, hoặc dữ liệu kiểm tra lý lịch của người thuê.

Dấu hiệu cảnh báo lớn nhất là sàng lọc không nhất quán. Nếu công ty quản lý không thể giải thích rõ ràng tiêu chí của họ, thay đổi quy định tùy theo ứng viên, hoặc trả lời mơ hồ về lý do một người được chấp thuận còn người khác bị từ chối, thì đó là vấn đề.

Các dấu hiệu cảnh báo khác bao gồm phí ẩn, không có thỏa thuận quản lý bằng văn bản, không có cơ chế kế toán/tài khoản tín thác (trust accounting), không có giấy phép nơi luật yêu cầu, gây áp lực ký ngay, hoặc trả lời không rõ về phần trích thêm cho việc bảo trì và các khoản phí cho thuê. Chủ nhà cũng nên cẩn thận nếu công ty quản lý nói chuyện kiểu “tán gẫu” về việc né tránh “một số loại” người thuê hoặc khu vực nhất định. Điều đó có thể cho thấy rủi ro về nhà ở công bằng.

Với người thuê, hãy chú ý các khoản phí nộp đơn không được giải thích, yêu cầu cung cấp dữ liệu cá nhân bất thường, từ chối cung cấp tiêu chí sàng lọc, hoặc gây áp lực phải thanh toán trước khi bạn hiểu quy trình. Một công ty quản lý chuyên nghiệp nên giải thích các tài liệu cần thiết, cách xem xét đơn và điều gì sẽ xảy ra nếu bị từ chối.

Trước khi thuê bất kỳ ai, chủ nhà nên kiểm tra giấy phép của công ty quản lý nếu tiểu bang đó yêu cầu, xác nhận bảo hiểm, kiểm tra thông tin tham chiếu và đọc kỹ thỏa thuận. Hãy so sánh các đề xuất với nhau và đừng chỉ dựa vào những lời hứa qua lời nói.