¿Cómo los administradores de propiedades evalúan inquilinos?

La mayoría de los administradores de propiedades evalúan a los inquilinos con un proceso escrito que es el mismo para cada solicitante de la misma propiedad. Por lo general incluye una solicitud, verificación de identidad, verificación de ingresos y empleo, historial de renta, referencias y reportes de crédito y antecedentes cuando la ley estatal y local se los permite.

Un buen administrador no solo busca un puntaje de crédito alto. Intenta responder algunas preguntas básicas: ¿Este solicitante puede pagar la renta de forma confiable? ¿Ha cumplido antes las reglas del contrato de arrendamiento? ¿La información en la solicitud está completa y es consistente? ¿El proceso de evaluación resistirá las reglas de vivienda justa?

Para los propietarios, el punto importante es la consistencia. La evaluación debe ser legal, estar documentada y aplicarse de la misma manera a cada solicitante. Para los inquilinos, eso significa que debes esperar criterios claros, un proceso de solicitud por escrito y un trato igualitario.

Un proceso típico comienza con una solicitud de renta y criterios escritos de evaluación. Los criterios pueden abarcar ingresos, crédito, historial de renta, desalojos anteriores si la ley local lo permite, límites de ocupación y cómo los solicitantes pueden calificar con un fiador o con documentación adicional si la política lo permite. El administrador debe dar los mismos estándares a todos.

Luego, el administrador verifica la información. Eso puede incluir confirmar ingresos con recibos de nómina o contacto con el empleador, revisar direcciones anteriores y referencias del arrendador, y revisar reportes de crédito y antecedentes a través de un proveedor de evaluación. Algunos administradores también revisan estados de cuenta bancarios o declaraciones de impuestos en ciertas situaciones, pero lo que está permitido y es adecuado varía según el área.

Los administradores también buscan discrepancias. Por ejemplo, si el ingreso declarado no coincide con los documentos, o si el historial de renta tiene vacíos que no se explican, eso puede llevar a más preguntas. Un administrador cuidadoso documenta qué se revisó y por qué se aprobó un expediente, se aprobó de manera condicional o se rechazó.

Si eres propietario y vas a contratar a un administrador, pide ver una muestra de su política de evaluación y cómo documentan las decisiones. Si necesitas ayuda para encontrar compañías para comparar, OwnerLedger es un servicio de emparejamiento gratis que ayuda a los propietarios a conectarse con administradores de propiedades con licencia y asegurados cerca de ellos. No administramos propiedades ni actuamos como intermediarios.

Muchos administradores usan un estándar mínimo de ingresos, a menudo expresado como un múltiplo de la renta, pero el número exacto varía según el mercado, el tipo de propiedad y la ley local. También pueden revisar niveles de deuda, historial de pagos, referencias de renta y si el solicitante tiene un patrón de violaciones del contrato. Las mejores políticas son lo suficientemente claras para que el personal pueda seguirlas de la misma manera cada vez.

Para los inquilinos, esto significa que ayuda prepararse con documentos desde temprano: identificación con foto, recibos de nómina recientes, información de contacto del empleador e información de contacto del arrendador anterior. Si tus ingresos son irregulares, algunos administradores pueden aceptar otras pruebas, como cartas de oferta, constancias de beneficios o documentación adicional, dependiendo de las reglas locales y de los criterios de la propiedad.

Para los propietarios, recuerda que “más estricto” no siempre es mejor. Una política demasiado rígida puede reducir el número de solicitantes, aumentar el tiempo de vacancia y aun así generar riesgo de vivienda justa si no se aplica de manera consistente. La evaluación debe proteger la propiedad y el flujo de efectivo, pero también debe ser práctica, legal y estar documentada.

Como las reglas de evaluación varían por estado y ciudad, esta es información general únicamente. Confirma los requisitos locales con un administrador de propiedades con licencia y, cuando sea necesario, con un abogado con licencia.

Los administradores de propiedades deben seguir reglas de vivienda justa. Eso significa que no pueden elegir o rechazar solicitantes con base en raza, color, religión, sexo, origen nacional, situación familiar, discapacidad y otras clases protegidas bajo la ley federal, estatal o local. También deben evitar usar preguntas distintas, estándares distintos o niveles de esfuerzo distintos para diferentes solicitantes.

En palabras sencillas, la misma propiedad debería tener los mismos criterios de evaluación para todos. Si se permiten excepciones, deben gestionarse bajo una política escrita, no por preferencia personal. Las notas, correos electrónicos y conversaciones deben centrarse en criterios objetivos de renta, no en estereotipos o suposiciones.

Para los propietarios, esta es una de las razones más importantes para usar un administrador capacitado y con licencia, con un proceso por escrito. Un enfoque casual o inconsistente puede causar problemas costosos. Para los inquilinos, si un proceso se siente selectivo, ambiguo o desigual, solicita los criterios de evaluación por escrito y cualquier aviso de acción adversa que exija la ley.

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La evaluación en sí normalmente es una parte pequeña del costo total de arrendar, pero los propietarios aun así deben preguntar cómo se maneja. Las cuotas de solicitud o de evaluación que pagan los solicitantes a menudo oscilan entre aproximadamente $25 y $75 por adulto; a veces más en mercados de mayor costo, pero la ley local puede limitar o restringir estas tarifas. Algunos administradores incluyen la evaluación dentro de su proceso de arrendamiento.

Para los propietarios que contratan a un administrador de propiedades, las comisiones de arrendamiento a menudo son más importantes que la tarifa de evaluación por sí sola. Una comisión de arrendamiento comúnmente oscila entre aproximadamente 50% y 100% de una renta de un mes, y la administración mensual a menudo oscila entre aproximadamente 8% y 12% de la renta cobrada. Algunas empresas también cobran tarifas de renovación, tarifas de instalación, tarifas de inspección o tarifas de coordinación de mantenimiento. Estos son rangos comunes de mercado, no cotizaciones.

¿De qué depende el número real? El mercado, el nivel de renta, el estado de la propiedad, la cantidad de unidades, qué tan difícil es alquilar la propiedad y qué servicios están incluidos. Pide siempre un calendario de tarifas por escrito y lee el contrato de administración antes de firmar.

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La señal de alerta más grande es una evaluación inconsistente. Si un administrador no puede explicar claramente sus criterios, cambia las reglas según el solicitante o da respuestas vagas sobre por qué se aprobó a una persona y se rechazó a otra, entonces hay un problema.

Otras señales de alerta incluyen tarifas ocultas, no tener un contrato de administración por escrito, no llevar contabilidad confiable, no contar con licencia cuando se requiere, presión para firmar de inmediato o respuestas poco claras sobre cargos por “marcas” de mantenimiento y cargos de arrendamiento. Los propietarios también deben tener cuidado si el administrador habla de forma casual sobre evitar “ciertos tipos” de inquilinos o vecindarios. Eso puede indicar riesgo de vivienda justa.

Para los inquilinos, observa cargos de solicitud que no se explican, solicitudes de datos personales inusuales, negativa a proporcionar criterios de evaluación o presión para pagar antes de que entiendas el proceso. Un administrador profesional debe explicar qué documentos se necesitan, cómo se revisan las solicitudes y qué sucede si se rechaza una solicitud.

Antes de contratar a alguien, los propietarios deben verificar la licencia del administrador si se requiere en ese estado, confirmar el seguro, revisar referencias y leer el contrato con atención. Compara las propuestas lado a lado y no te fíes de promesas verbales.