Tôi có thể đổi hoặc sa thải công ty quản lý nhà cho thuê không?

Hầu hết chủ nhà cho thuê có thể chấm dứt mối quan hệ với công ty quản lý tại một thời điểm nào đó. Câu hỏi quan trọng không chỉ là “có thể hay không”, mà là hợp đồng quản lý của bạn quy định bạn phải làm như thế nào.

Nhiều hợp đồng nêu rõ thời gian thông báo, có/không có phí chấm dứt sớm, xử lý tiền đặt cọc của người thuê và hồ sơ, cũng như thời điểm các khoản tiền của chủ nhà sẽ được chuyển. Một số hợp đồng cho phép bất kỳ bên nào chấm dứt mối quan hệ với 30 ngày thông báo. Cũng có những hợp đồng có thời hạn tối thiểu, quy định hủy khác nhau hoặc các bước cụ thể mà bạn phải tuân theo.

Nếu bạn đang bực bội, đừng dừng lại giữa chừng. Việc chấm dứt vội vàng có thể dẫn đến thu tiền thuê bị bỏ sót, sửa chữa bị chậm trễ, gây nhầm lẫn cho người thuê và phát sinh vấn đề với bản kê của chủ nhà. Hãy đọc hợp đồng trước, sau đó xác nhận yêu cầu tại địa phương với một công ty quản lý nhà cho thuê được cấp phép và, nếu cần, với một luật sư được cấp phép. Đây chỉ là thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý.

Đôi khi người quản lý đang làm một công việc khó khăn trong một thị trường khó. Đôi khi khác, mối quan hệ thực sự không vận hành tốt. Có thể đã đến lúc đổi nếu bạn thấy thường xuyên có bản kê của chủ nhà bị gửi muộn, các khoản phí không có lời giải thích, giao tiếp kém, có nhà trống kéo dài nhưng không có kế hoạch cho thuê rõ ràng, bỏ lỡ các đợt kiểm tra, hoặc các vấn đề bảo trì cứ ngày càng tệ.

Các “cờ đỏ” nghiêm trọng khác dễ nêu rõ ràng hơn: phí mơ hồ hoặc bị ẩn, phụ phí bảo trì không được công bố, không có hợp đồng quản lý bằng văn bản, không có quản lý quỹ tín thác, không có giấy phép đang còn hiệu lực khi nơi đó yêu cầu, không có bằng chứng mua bảo hiểm, hoặc bị gây áp lực ký giấy tờ ngay lập tức. Nếu một công ty quản lý không thể giải thích họ giữ tiền thuê ở đâu, các hóa đơn được duyệt như thế nào, và cách họ sàng lọc người thuê một cách công bằng, nhất quán ra sao, hãy dừng lại.

Bạn không cần đợi đến khi có sự cố mới so sánh các lựa chọn. Nếu dòng tiền yếu, việc theo dõi sửa chữa không được thực hiện, hoặc bạn không còn tin vào phần báo cáo, việc đặt câu hỏi và xin các đề xuất từ bên khác là hoàn toàn hợp lý. Bạn có thể xem phí quản lý nhà và so sánh cách mỗi công ty cấu trúc dịch vụ.

Việc đổi công ty quản lý có thể tốn chi phí, kể cả khi về sau giúp bạn tiết kiệm. Một số hợp đồng quản lý có thể bao gồm phí chấm dứt sớm, yêu cầu về thời gian thông báo, hoặc các khoản phí gắn với giai đoạn đang thuê lại.

Cấu trúc phí phổ biến sẽ khác nhau tùy thị trường, loại tài sản và mức dịch vụ, vì vậy các khoảng dưới đây không phải là báo giá.

Phí quản lý theo tháng thường vào khoảng 8% đến 12% của tiền thuê đã thu đối với nhiều hợp đồng nhà ở quy mô nhỏ, dù một số thị trường có mức thấp hơn hoặc cao hơn. Phí cho thuê (leasing fees) thường vào khoảng 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng. Một số công ty còn thu phí gia hạn, phí thiết lập, phí kiểm tra, hoặc phí điều phối bảo trì. Một số công ty áp dụng phụ phí bảo trì; một số không. Hãy lấy đầy đủ bảng phí bằng văn bản.

Khi bạn đổi, hãy hỏi cả công ty hiện tại và công ty mới về chi phí chuyển giao. Bạn muốn biết có phí chấm dứt hay không, thời điểm các khoản dự phòng (reserve funds) được hoàn trả, có phí chuyển tập tin/hồ sơ không, và công ty mới bắt đầu tính phí từ khi nào. Một mức phí theo tháng thấp không phải lúc nào cũng rẻ hơn nếu công ty đó cộng thêm nhiều khoản phí riêng.

Một quy trình chuyển giao tốt sẽ bảo vệ người thuê của bạn, hồ sơ của bạn và dòng tiền của bạn. Hãy giữ mọi thứ gọn gàng và bằng văn bản.

1. Đọc kỹ hợp đồng quản lý, đặc biệt là phần chấm dứt, thời gian thông báo, việc chuyển hồ sơ, quỹ tín thác (trust funds) và chìa khóa.
2. Ghi lại các vấn đề bạn đang gặp: báo cáo bị thiếu, sửa chữa bị chậm, phí không có lời giải thích, khiếu nại của người thuê, hoặc giao tiếp kém.
3. Phỏng vấn các công ty quản lý mới được cấp phép và có bảo hiểm trước khi gửi thông báo để bạn hiểu phí của họ, quy trình và ngày bắt đầu.
4. Xác minh giấy phép của công ty mới nếu tiểu bang của bạn yêu cầu, xin tài liệu tham khảo (references), và đọc hợp đồng quản lý trước khi ký.
5. Gửi thông báo đúng chính xác theo yêu cầu của hợp đồng hiện tại và lưu một bản sao.
6. Xác nhận danh sách bàn giao: hợp đồng thuê (leases), sổ cái của người thuê (ledgers), bản kê của chủ nhà, báo cáo kiểm tra, lịch sử bảo trì, chìa khóa, thông tin liên hệ nhà cung cấp (vendor contacts), số dư quỹ dự phòng, và hồ sơ tiền đặt cọc.
7. Đảm bảo người thuê nhận được hướng dẫn rõ ràng về nơi thanh toán tiền thuê và nơi gửi yêu cầu bảo trì.

Nếu bạn cần giúp tìm các lựa chọn, OwnerLedger là dịch vụ đối chiếu (matching) miễn phí giúp chủ nhà so sánh các công ty quản lý nhà cho thuê được cấp phép và có bảo hiểm gần họ. Chúng tôi không quản lý tài sản, không đóng vai trò môi giới, và không đưa ra tư vấn pháp lý hoặc thuế. Bạn có thể được đối chiếu rồi sau đó quyết định nên liên hệ với ai.

Trước khi kết thúc một mối quan hệ và bắt đầu mối quan hệ khác, hãy hỏi những câu hỏi thực tế ảnh hưởng đến tiền của bạn và rủi ro của bạn. Chủ nhà thường chỉ chú ý đến phí theo tháng và bỏ sót các chi tiết vận hành.

• Tần suất tôi sẽ nhận bản kê của chủ nhà là bao lâu, và bản kê đó sẽ thể hiện gì?
• Tiền thuê và tiền đặt cọc được giữ ở đâu, và quản lý quỹ tín thác hoạt động ra sao?
• Những khoản chi bảo trì nào bạn có thể phê duyệt mà không cần sự đồng ý của chủ nhà?
• Bạn có tính phụ phí bảo trì hoặc phí điều phối nhà cung cấp không?
• Bạn xử lý tiền thuê quá hạn, thông báo, kiểm tra và gia hạn hợp đồng thuê như thế nào?
• Tiêu chí sàng lọc của bạn là gì, và bạn áp dụng chúng nhất quán cho mọi ứng viên ra sao?
• Chính sách chấm dứt hợp đồng của bạn là gì nếu tôi muốn rời đi sau này?

Về sàng lọc, công ty quản lý cần mô tả một quy trình hợp pháp, công bằng và có tài liệu (documented). Quy trình này phải áp dụng cùng tiêu chuẩn cho từng ứng viên. Họ không nên gợi ý việc “hướng người” hoặc loại trừ người dựa trên các đặc điểm được pháp luật bảo vệ. Quy định về công bằng trong nhà ở (fair housing) khác nhau theo tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu tại địa phương.

Nếu chủ nhà đổi công ty quản lý nhà cho thuê, bạn vẫn cần nhận hướng dẫn rõ ràng về tiền thuê, việc bảo trì và các thông báo. Hãy yêu cầu xác nhận bằng văn bản về phương thức thanh toán mới, đầu mối liên hệ bảo trì và nơi gửi mọi thông tin liên lạc sau này. Hãy giữ bản sao hợp đồng thuê, biên lai thanh toán và tất cả các thông báo.

Đừng cho rằng hợp đồng thuê của bạn tự nhiên biến mất chỉ vì công ty quản lý đã đổi. Trong nhiều trường hợp, hợp đồng thuê vẫn có hiệu lực, nhưng chi tiết còn tùy theo điều khoản hợp đồng và luật tại địa phương. Nếu bạn lo về tiền đặt cọc, vấn đề về khả năng ở được (habitability) hoặc các hướng dẫn mâu thuẫn, hãy xin mọi thứ bằng văn bản và kiểm tra các nguồn hỗ trợ người thuê tại địa phương.

Việc đổi công ty quản lý không nên được dùng để né tránh việc đối xử công bằng. Hoạt động sàng lọc và thực hành cho thuê phải nhất quán và hợp pháp. Nếu bạn đang tìm sự hỗ trợ cơ bản hơn, hãy bắt đầu với trung tâm trợ giúp hoặc xem thêm các chủ đề dành cho chủ nhà và người thuê trong các hướng dẫn.