Mẫu so sánh phí quản lý bất động sản

Nhiều chủ nhà chỉ nhìn vào một con số — phí quản lý hằng tháng — và bỏ sót các khoản phí khác có thể làm dòng tiền thay đổi. Mẫu này cung cấp một nơi để bạn đối chiếu phí quản lý hằng tháng, phí cho thuê/đưa người thuê vào ở, phí gia hạn hợp đồng, phối hợp hoặc phụ phí/bù chi phí bảo trì, phí thiết lập, phí kiểm tra/kiểm soát, và các hạng mục phổ biến khác.

Đặc biệt hữu ích nếu bạn là chủ nhà lần đầu, đang sở hữu 1 đến vài căn, sống xa bất động sản, hoặc mới tham gia thị trường cho thuê tại Mỹ. Khi các đề xuất không được viết theo cùng cách, việc dùng mẫu so sánh song song sẽ giúp bạn chậm lại và nhìn toàn cảnh.

OwnerLedger là dịch vụ ghép cặp miễn phí, không phải công ty quản lý bất động sản, sàn môi giới bất động sản, luật sư hay kế toán. Chúng tôi không quản lý tài sản. Mẫu này chỉ cung cấp thông tin chung, và phí, quy định về giấy phép, cũng như cách quản lý có thể khác nhau theo từng thị trường.

Mẫu được thiết kế để giúp bạn dễ phát hiện các chi phí “ẩn”. Mẫu có các dòng cho những nhóm phí phổ biến nhất mà chủ nhà thường hỏi, kèm chỗ để ghi chú về chất lượng dịch vụ, cách liên lạc và các điều khoản hợp đồng.

Các hạng mục thường gặp gồm: phí quản lý hằng tháng, phí cho thuê/đưa người thuê vào, phí gia hạn, phí thiết lập hoặc phí onboarding, phụ phí/bù chi phí bảo trì, phí kiểm tra/inspection, phí phối hợp quá trình đòi lại nhà/thu hồi (eviction), yêu cầu về quỹ dự phòng (reserve), và điều khoản hủy.

Ngoài ra, bạn có chỗ để ghi xem các bản sao kê cho chủ nhà có rõ ràng không, có giải thích kế toán tiền tín thác (trust accounting) hay không, và công ty có vẻ có giấy phép và bảo hiểm hay không.

Bạn có thể dùng mẫu này với các quản lý mà bạn tự tìm hoặc với các công ty bạn gặp qua dịch vụ ghép cặp miễn phí của chúng tôi matching service. Nếu bạn muốn được hướng dẫn về những gì cần hỏi trước khi điền mẫu, hãy xem cách sàng lọc một công ty quản lý bất động sản.

Cấu trúc phí thay đổi theo thành phố, loại tài sản, mức tiền thuê và tình trạng tài sản, cũng như các dịch vụ đi kèm. Đây là các khoảng tham chiếu chung, không phải báo giá. Ở nhiều thị trường tại Mỹ, phí quản lý hằng tháng thường vào khoảng 8% đến 12% của tiền thuê thu được; phí cho thuê/đưa người thuê vào ở thường vào khoảng 50% đến 100% của tiền thuê của 1 tháng; và phí gia hạn hợp đồng có thể là một khoản phí cố định hoặc là một phần trăm nhỏ hơn.

Một số công ty cũng tính phí thiết lập, phí kiểm tra/inspection, phí do nhà trống (vacancy), hoặc phí phối hợp bảo trì. Phụ phí/bù chi phí bảo trì có thể bằng 0, là một khoản cố định, hoặc là một tỷ lệ cộng thêm vào hóa đơn của bên cung cấp dịch vụ. Điều quan trọng không chỉ là con số, mà là việc khoản đó có được công khai rõ ràng bằng văn bản hay không.

Hướng dẫn fee guide của chúng tôi giải thích chi tiết hơn về các khoản phí phổ biến. Giá thực tế phụ thuộc vào thị trường, tài sản và gói dịch vụ, vì vậy hãy dùng các khoảng để sắp xếp câu hỏi — không phải xem đó là một mức giá cam kết.

Yêu cầu từng công ty cung cấp một đề xuất quản lý bằng văn bản và một bản hợp đồng quản lý (management agreement). Sau đó điền mẫu chỉ dựa trên các điều khoản bằng văn bản, không dựa vào những lời hứa bằng miệng. Nếu một khoản phí chưa rõ, hãy để trống cho đến khi họ giải thích rõ bằng văn bản.

Dùng phần ghi chú để ghi lại cách công ty xử lý việc cho thuê, sàng lọc người thuê, kiểm tra/inspection, thu tiền thuê, bảo trì, các cuộc gọi ngoài giờ, bản sao kê cho chủ nhà và cách giao tiếp. Việc sàng lọc phải hợp pháp, nhất quán và áp dụng theo cách giống nhau cho mọi người nộp đơn. Quy định về nhà ở công bằng (fair-housing) khác nhau theo tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận việc tuân thủ địa phương với bên quản lý.

Quy trình đơn giản thường hiệu quả nhất:
1. Thu ít nhất 2 hoặc 3 đề xuất bằng văn bản.
2. Nhập chính xác từng khoản phí đúng như được viết.
3. Đánh dấu phần nào được bao gồm và phần nào tính thêm.
4. Hỏi về các hạng mục chưa rõ, đặc biệt là phụ phí/bù chi phí bảo trì và điều khoản hủy.
5. Xác minh tình trạng giấy phép, bảo hiểm và các tham chiếu (references) trước khi bạn quyết định.
6. Đọc đầy đủ hợp đồng quản lý trước khi ký.

Mẫu này không chỉ để so sánh giá. Nó còn có thể cho thấy rủi ro có thể đang bị “che giấu” ở đâu. Phí quản lý hằng tháng thấp có thể bị bù lại bằng các khoản phí cho thuê đắt đỏ, nhiều lần phí kiểm tra/inspection, phụ phí trên hóa đơn của nhà cung cấp, hoặc các khoản phí phát sinh mơ hồ.

Hãy để ý các dấu hiệu cảnh báo: phí mơ hồ hoặc phí ẩn, phụ phí/bù chi phí bảo trì không được công khai, không có hợp đồng quản lý bằng văn bản, không có giải thích kế toán tiền tín thác (trust accounting), thiếu thông tin về giấy phép nơi mà yêu cầu giấy phép áp dụng, hoặc bị gây áp lực để ký ngay tại chỗ. Nếu một công ty tránh trả lời rõ ràng, hãy ghi lại điều đó.

Chủ tài sản vẫn giữ quyền kiểm soát. Bạn đối chiếu các đề xuất, kiểm tra tham chiếu, xác minh giấy phép khi cần, và chọn người mà bạn thuê. Nhận mọi thứ bằng văn bản.

Mẫu này hữu ích trước khi bạn thuê một đơn vị quản lý, khi bạn thay thế một đơn vị khác, hoặc khi bạn chuẩn bị tài sản cho thuê và muốn ước tính chi phí vận hành. Mẫu cũng có thể giúp các chủ sở hữu trong gia đình muốn có một trang đơn giản để cùng nhau thảo luận các lựa chọn.

Nếu bạn muốn được giới thiệu các công ty quản lý bất động sản có giấy phép và có bảo hiểm gần nơi cho thuê của bạn, OwnerLedger có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn miễn phí cho bạn thông qua dịch vụ ghép cặp matching service của chúng tôi. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản về liên hệ và mục đích tài sản, ví dụ như: tên của bạn, số điện thoại, email (tùy chọn), vai trò (role), loại tài sản (property type), số lượng căn (unit count), thành phố, ZIP, và ngôn ngữ bạn muốn.

Chúng tôi không yêu cầu số an sinh xã hội (Social Security numbers), số tài khoản ngân hàng, báo cáo tài chính của chủ nhà, hoặc dữ liệu sàng lọc lý lịch người thuê. Khi bạn nhận các đề xuất, hãy dùng mẫu này để so sánh cẩn thận và đặt câu hỏi tốt hơn.