Kiểm tra, tuân thủ và bảo vệ tài sản

Với hầu hết nhà cho thuê, công việc này thường gồm: kiểm tra khi dọn vào; kiểm tra định kỳ đối với tài sản đang có người ở (trong phạm vi được phép); kiểm tra từ bên ngoài/đi ngang qua; thăm để theo dõi việc sửa chữa; lập hồ sơ về vi phạm hợp đồng thuê; và kiểm tra khi dọn ra.

Ngoài ra, còn bao gồm việc duy trì các hạng mục cơ bản về “đạt điều kiện ở được” và các yêu cầu địa phương như thiết bị báo khói và báo carbon monoxide, tay vịn, các vấn đề vệ sinh, và các tiêu chuẩn khác của tài sản có thể khác nhau theo thành phố và tiểu bang.

Một quản lý tốt sẽ dùng danh sách kiểm tra bằng văn bản, ảnh có ghi ngày, và ghi chú rõ ràng. Điều này quan trọng vì trí nhớ không đáng tin cậy. Hồ sơ tài liệu tốt giúp chứng minh tình trạng tài sản tại thời điểm dọn vào, những gì đã thay đổi trong suốt thời gian thuê, và các vấn đề cần sửa chữa đã được báo và đã được xử lý.

Tuân thủ là phần nhiều chủ nhỏ thường đánh giá thấp. Quy định có thể khác rất nhiều theo khu vực, và một số thành phố yêu cầu đăng ký, kiểm tra, thông báo liên quan đến chì (lead), giấy phép cho thuê, hoặc mốc thời gian sửa chữa cụ thể. OwnerLedger là dịch vụ ghép cặp MIỄN PHÍ, không phải công ty quản lý tài sản, không phải sàn môi giới, luật sư, hay kế toán — vì vậy đây chỉ là thông tin chung. Một quản lý tài sản địa phương được cấp phép có thể giải thích những gì áp dụng tại thị trường của bạn, và khi cần, bạn nên xác nhận chi tiết với luật sư được cấp phép.

Những quản lý tốt nhất làm cho việc kiểm tra trở nên có thể dự đoán và có tài liệu rõ ràng. Họ lập lịch, dùng cùng các mẫu biểu mỗi lần, chụp đủ ảnh để hữu ích, và gửi cho chủ nhà một bản tóm tắt ngắn gọn, dễ đọc. Bạn cần nhìn thấy: đã kiểm tra những gì, hiện tại cần chú ý gì, việc gì có thể chờ, và việc gì có thể trở thành chi phí lớn hơn nếu không xử lý.

Kiểm tra khi dọn vào và dọn ra đặc biệt quan trọng. Khi dọn vào, quản lý ghi lại tình trạng ban đầu của sàn, tường, thiết bị, cửa sổ, các thiết bị ống nước, chìa khóa, điều khiển từ xa, và các hạng mục an toàn. Khi dọn ra, họ so sánh tình trạng hiện tại với hồ sơ lúc dọn vào và tách riêng hao mòn thông thường với hư hỏng (trong phạm vi luật địa phương cho phép). Hồ sơ này có thể giúp giảm tranh cãi và hỗ trợ xử lý công bằng tiền đặt cọc, nhưng quy định địa phương về tiền đặt cọc và yêu cầu thông báo khác nhau, vì vậy chủ nhà nên xác nhận chi tiết tại địa phương.

Kiểm tra định kỳ nên tập trung vào tình trạng tài sản và tuân thủ hợp đồng thuê, không phải sự xâm nhập không cần thiết. Quản lý nên tuân theo các quy định về thông báo áp dụng, ghi lại các dữ kiện khách quan, và đối xử nhất quán với mọi hộ gia đình. Nếu công ty quản lý cũng đảm nhiệm việc sàng lọc người thuê, thì việc sàng lọc đó phải công bằng, hợp pháp, có tài liệu, và dựa trên cùng các tiêu chí bằng văn bản cho mọi ứng viên, phù hợp với yêu cầu về đối xử công bằng (Fair Housing).

Một bản tóm tắt kiểm tra thực tế thường bao gồm các ý sau:
1. Các hạng mục an toàn đã kiểm tra và bất kỳ rủi ro khẩn cấp nào được phát hiện
2. Rò rỉ nước, độ ẩm, tình trạng giống nấm mốc và các vấn đề thoát nước
3. Tình trạng lọc HVAC và các vấn đề có thể quan sát được của hệ thống
4. Tình trạng thiết bị và rò rỉ ở các thiết bị ống nước
5. Dấu hiệu có người ở không được phép, thú cưng, hoặc việc hút thuốc (nếu liên quan đến hợp đồng thuê)
6. Khuyến nghị sửa chữa, thời gian ước tính, và liệu có cần sự đồng ý của chủ nhà hay không

Kiểm tra không chỉ để phát hiện hư hỏng do người thuê gây ra. Chúng giúp chủ nhà bảo vệ việc cho thuê có người ở và dòng tiền bằng cách phát hiện sớm các vấn đề nhỏ trước khi chúng trở thành nhà trống tốn kém hoặc yêu cầu bồi thường từ bảo hiểm. Một chỗ rò rỉ chậm dưới bồn rửa, tay vịn lỏng, thiếu keo trám quanh bồn tắm, hoặc báo khói bị hỏng có thể biến thành chi phí sửa chữa lớn hơn, khiếu nại về “đạt điều kiện ở được”, và tình trạng thay người ở nếu không ai phát hiện.

Thói quen tuân thủ tốt cũng bảo vệ tài sản theo thời gian. Bảo trì bị trì hoãn thường tốn nhiều hơn về sau. Một quản lý ghi lại tình trạng, theo dõi việc sửa chữa, và lưu hồ sơ có thể giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về quỹ dự phòng, cải thiện vốn và thời điểm thực hiện. Điều này càng quan trọng hơn nếu bạn sống ngoài thành phố, chỉ sở hữu một hoặc hai căn, hoặc mới làm quen với các quy định cho thuê tại Mỹ.

Đối với người thuê, các lần kiểm tra rõ ràng cũng có thể công bằng hơn. Khi quản lý ghi lại tình trạng chính xác và phản hồi các lo ngại về “đạt điều kiện ở được”, sẽ giảm nhầm lẫn và hỗ trợ đối xử tốt hơn với người ở. Mục tiêu không phải là “bắt lỗi” ai đó; mà là duy trì nơi ở an toàn và lưu hồ sơ bằng văn bản về những gì đã xảy ra và xảy ra khi nào.

Công việc kiểm tra và tuân thủ thường được gộp trong phí quản lý hằng tháng, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Ở nhiều thị trường, quản lý tài sản dịch vụ đầy đủ thường vào khoảng 8% đến 12% tiền thuê hằng tháng. Một số công ty bao gồm một số lần kiểm tra định kỳ nhất định trong mức phí đó, trong khi những công ty khác tính riêng theo mỗi lần đến.

Khoản phí kiểm tra riêng có thể dao động khoảng từ $75 đến $200+ cho mỗi lần kiểm tra, tùy thuộc vào thị trường, loại tài sản, thời gian di chuyển, và mức độ chi tiết trong báo cáo. Đây là các mức dao động chung, không phải là báo giá.

Kiểm tra khi dọn vào và dọn ra có thể được bao gồm, hoặc có thể đi kèm các khoản phí thiết lập, liên quan đến việc cho thuê, hoặc các khoản phí do việc bàn giao/tiếp nhận (turnover). Phí cho thuê thường dao động khoảng 50% đến 100% của một tháng tiền thuê, và một số quản lý tính thêm các khoản phí gia hạn, phí hành chính, hoặc các khoản phí liên quan đến tuân thủ. Nếu quản lý điều phối việc sửa chữa, có thể cũng có phí điều phối bảo trì hoặc cộng thêm (markup) vào hóa đơn của nhà cung cấp. Con số thực tế phụ thuộc vào tài sản, khu vực, các dịch vụ được bao gồm, và mô hình kinh doanh của quản lý.

Hãy yêu cầu lịch phí bằng văn bản trước khi bạn ký bất cứ thứ gì. Bạn cần biết:
- Những lần kiểm tra nào được bao gồm trong phí hằng tháng
- Tần suất thực hiện kiểm tra định kỳ
- Báo cáo khi dọn vào và dọn ra có tính thêm phí không
- Có tính phí kiểm tra lại sau khi sửa chữa không
- Có phí hành chính riêng cho các nhiệm vụ đăng ký hoặc tuân thủ theo quy định địa phương không
- Hóa đơn bảo trì có cộng markup hoặc phí điều phối không

Nếu bạn muốn có cái nhìn rộng hơn về những gì chủ nhà thường phải trả, hãy xem phí quản lý tài sản. Nhưng hãy nhớ: mức dao động không phải là báo giá, và phí thấp hơn chưa chắc là tổng chi phí thấp hơn nếu báo cáo kém hoặc các khoản phí bảo trì bị đội lên.

Dấu hiệu cảnh báo lớn nhất là sự mơ hồ. Nếu một quản lý không thể giải thích kiểm tra diễn ra khi nào, những gì được ghi lại, báo cáo được gửi theo cách nào, hoặc cách theo dõi các hạng mục tuân thủ ở địa phương, bạn có thể gặp những bất ngờ vào lúc sau. Dấu hiệu cảnh báo khác là hợp đồng quản lý chỉ nói rất ít về việc kiểm tra, quyền phê duyệt của chủ nhà, thẩm quyền sửa chữa, hoặc tiêu chuẩn tài liệu.

Hãy để ý các khoản thu ẩn và phần cộng thêm (markup) không được công bố. Một số quản lý quảng cáo phí hằng tháng thấp nhưng bù lại bằng các khoản phí kiểm tra, phí hành chính, hoặc cộng thêm vào hóa đơn bảo trì mà không công bố rõ ràng. Bạn cũng nên cẩn thận nếu công ty gây áp lực để bạn ký ngay, tránh cung cấp một hợp đồng đầy đủ bằng văn bản, hoặc không giải thích cách quản lý tiền của chủ nhà và kế toán tiền ủy thác (trust accounting).

Các dấu hiệu cảnh báo khác bao gồm:
- Không có bằng chứng rõ ràng về giấy phép khi cần giấy phép
- Không có bằng chứng về bảo hiểm
- Không có người tham chiếu tại địa phương cho các loại tài sản tương tự
- Ghi nhận bằng ảnh kém hoặc báo cáo không nhất quán
- Không có quy trình cho khiếu nại về “đạt điều kiện ở được” hoặc sửa chữa khẩn cấp
- Lời hứa nghe có vẻ chắc chắn, như kết quả được đảm bảo hoặc “không có vấn đề tuân thủ”

Lấy mọi thứ bằng văn bản, đọc kỹ hợp đồng, và tự xác minh tình trạng giấy phép cũng như tham chiếu. Chủ nhà vẫn là người kiểm soát: bạn so sánh đề xuất, đặt câu hỏi, và chọn người để thuê.

Bắt đầu bằng cách tìm các công ty đã quản lý những tài sản giống như của bạn trong khu vực. Một căn nhà một gia đình, một tòa nhà song lập/nhà nhiều căn nhỏ, căn hộ chung cư (condo), hoặc một tài sản cũ có bảo trì bị trì hoãn có thể cần mức độ quan tâm khác nhau. Hỏi họ xử lý tần suất kiểm tra, thủ tục thông báo, ảnh chụp, báo cáo cho chủ nhà, theo dõi việc sửa chữa, và theo dõi tuân thủ theo quy định địa phương như thế nào.

Bạn cũng có thể hỏi những câu hỏi thực tế giúp thấy họ có tổ chức đến đâu:
1. Những lần kiểm tra nào được bao gồm trong phí hằng tháng của tôi?
2. Các bạn có dùng danh sách kiểm tra bằng văn bản và ảnh có ghi ngày không?
3. Ai là người xem xét các vấn đề về “đạt điều kiện ở được” và các mối nguy an toàn khẩn cấp?
4. Các bạn ghi lại tình trạng khi dọn vào và dọn ra như thế nào?
5. Các bạn xử lý việc đăng ký cho thuê theo quy định địa phương, giấy phép, hoặc các thông báo bắt buộc (nếu áp dụng) ra sao?
6. Có cộng markup cho bảo trì hoặc phí điều phối không?
7. Các bạn có thể cung cấp tham chiếu từ các chủ nhà có tài sản tương tự không?

OwnerLedger có thể giúp bạn bắt đầu bước đầu tiên. Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp MIỄN PHÍ dành cho chủ nhà trên khắp Hoa Kỳ. Chúng tôi không quản lý tài sản và cũng không đóng vai trò là môi giới. Chúng tôi chỉ thu thập các thông tin cơ bản để liên hệ và ý định về tài sản như tên của bạn, số điện thoại, email (tùy chọn), vai trò, loại tài sản, số lượng căn, thành phố, mã ZIP, và ngôn ngữ ưa thích, sau đó giúp bạn kết nối với các công ty quản lý tài sản địa phương được cấp phép và có bảo hiểm gần bạn. Để bắt đầu, hãy vào được ghép cặp hoặc xem phần dịch vụ và tài nguyên cho chủ nhà.