Осмотры, соблюдение требований и защита актива

Для большинства арендуемых объектов эта работа включает осмотр при въезде, регулярные осмотры занятых помещений там, где это разрешено, выезды «по месту» без захода или проверки внешнего состояния, визиты для контроля выполнения заявок на ремонт, документирование нарушений условий договора аренды и осмотры при выезде.

Также это включает поддержание базовых требований по пригодности жилья и местных норм, таких как пожарные извещатели и датчики угарного газа (CO), поручни, вопросы санитарии и другие стандарты по состоянию объекта, которые могут различаться в зависимости от города и штата.

Сильный управляющий использует письменные чек-листы, фотографии с датой и понятные заметки. Это важно, потому что воспоминания ненадежны. Хорошая документация помогает показать состояние объекта при въезде, что изменилось в период аренды, а также какие проблемы с ремонтом были заявлены и как они были устранены.

Соблюдение требований — та часть, которую многие небольшие собственники недооценивают. Правила могут сильно отличаться по территории, и в некоторых городах требуются регистрации, осмотры, уведомления по вопросам свинца, разрешения на сдачу в аренду или конкретные сроки на ремонт. OwnerLedger — бесплатный сервис подбора, а не управляющая компания, риэлтор, адвокат или бухгалтер, поэтому ниже — только общая информация. Лицензированный местный управляющий может объяснить, что относится к вашему рынку, а где нужно — вам следует самостоятельно подтвердить детали у лицензированного адвоката.

Лучшие управляющие делают осмотры предсказуемыми и документируемыми. Они составляют график, используют одни и те же формы каждый раз, делают достаточно фотографий, чтобы они были полезными, и отправляют собственнику короткое, читаемое резюме. Вы должны видеть, что именно проверили, что требует внимания сейчас, что можно отложить и что может со временем превратиться в более крупные расходы, если игнорировать.

Особенно важны осмотры при въезде и при выезде. При въезде управляющий фиксирует исходное состояние полов, стен, бытовой техники, окон, сантехнических приборов, ключей, пультов и элементов безопасности. При выезде они сравнивают текущее состояние с записью при въезде и отделяют обычный износ от повреждений — в пределах того, как это позволяет местное законодательство. Такая запись может помочь снизить количество споров и поддержать справедливое обращение с депозитами, но местные правила по депозитам и требованиям к уведомлениям различаются, поэтому собственникам следует подтвердить детали на месте.

Регулярные осмотры должны сосредотачиваться на состоянии объекта и соблюдении условий договора аренды, а не на ненужном вмешательстве. Управляющие должны соблюдать применимые правила уведомлений, документировать объективные факты и относиться ко всем домохозяйствам одинаково. Если управляющая компания также занимается подбором арендаторов, этот отбор должен быть справедливым, законным, документируемым и основанным на одинаковых письменных критериях для каждого кандидата — в соответствии с требованиями по добросовестному предоставлению равных возможностей (fair-housing).

Практичное резюме осмотра часто включает эти пункты:
1. Проверенные элементы безопасности и любые срочные риски
2. Протечки воды, признаки влаги, условия, похожие на плесень, и проблемы с отводом воды/дренажом
3. Состояние фильтра HVAC и видимые проблемы с системой
4. Состояние бытовой техники и протечки на сантехнических приборах
5. Признаки неавторизованных жильцов, домашних животных или курения, если это относится к договору аренды
6. Рекомендуемый ремонт, ориентировочные сроки и нужно ли одобрение собственника

Осмотры — это не только про то, чтобы поймать повреждения арендатора. Они помогают собственникам защищать занятость и денежный поток, находя небольшие проблемы до того, как они превратятся в дорогие простои или страховые случаи. Медленная протечка под раковиной, ослабленный поручень, отсутствующий герметик вокруг ванны или неисправный датчик дыма могут привести к более крупным расходам на ремонт, жалобам на пригодность жилья и текучести жильцов, если никто вовремя этого не заметит.

Хорошие привычки по соблюдению требований также защищают актив со временем. Отложенное обслуживание обычно обходится дороже позже. Управляющий, который документирует состояние, контролирует выполнение ремонтов и ведет записи, может помочь вам принимать более обоснованные решения по резервам, капитальным улучшениям и срокам. Это особенно важно, если вы живете не в том городе, у вас всего один-два объекта или вы недавно знакомитесь с правилами аренды в США.

Для арендаторов понятные осмотры тоже могут быть более справедливыми. Когда управляющий точно документирует состояние и реагирует на вопросы по пригодности жилья, уменьшается путаница и повышается качество обслуживания жильцов. Цель — не «поймать» кого-то; цель — поддерживать безопасное жилье и вести письменную запись о том, что произошло и когда.

Работы по осмотрам и соблюдению требований часто включают в ежемесячное управление, но не всегда. Во многих регионах полный комплекс управления недвижимостью составляет примерно 8%–12% от ежемесячной арендной платы. Некоторые компании включают определенное число регулярных осмотров в эту комиссию, а другие взимают отдельно за каждый визит. Отдельные сборы за осмотры могут составлять примерно от $75 до $200+ за один осмотр в зависимости от рынка, типа объекта, времени на дорогу и детализации отчетности. Это общие диапазоны, а не котировки.

Осмотры при въезде и при выезде могут быть включены или же сопровождаться отдельными платежами за подготовку, вопросы лизинга/сдачи в аренду или за работы, связанные с передачей жилья. Плата за сдачу в аренду обычно составляет примерно от 50% до 100% от суммы одной месячной аренды, и некоторые управляющие взимают дополнительные сборы за продление, административные или связанные с соблюдением требований. Если управляющий координирует ремонт, может также быть предусмотрена комиссия за координацию обслуживания или наценка на счета подрядчиков. Конкретная сумма зависит от объекта, района, набора включенных услуг и бизнес-модели управляющего.

Попросите письменный прайс-лист комиссий до того, как подпишете что-либо. Вам нужно понять:
- Какие осмотры включены в ежемесячную плату
- Как часто проводятся регулярные осмотры
- Требуют ли отчеты при въезде и при выезде дополнительной оплаты
- Есть ли плата за повторные осмотры после ремонта
- Есть ли отдельные административные сборы за местную регистрацию или задачи по соблюдению требований
- Включает ли сервисные счета подрядчиков наценку или комиссию за координацию

Если хотите более широкое представление о том, что собственники часто платят, см. комиссии за управление недвижимостью. Но помните: диапазоны — не котировки, и более низкая комиссия не всегда означает более низкую общую стоимость, если отчетность слабая или расходы на обслуживание завышены.

Самый большой предупреждающий признак — расплывчатость. Если управляющий не может объяснить, когда проводятся осмотры, что именно фиксируется, как передаются отчеты или как отслеживаются местные элементы соблюдения требований, позже возможны неприятные сюрпризы. Еще один тревожный сигнал — соглашение об управлении, в котором почти ничего не говорится об осмотрах, согласовании действий собственником, полномочиях на ремонт или стандартах документирования.

Следите за скрытыми начислениями и нераскрытыми наценками. Некоторые управляющие рекламируют низкую ежемесячную плату, но компенсируют разницу за счет сборов за осмотры, административных сборов или наценок на счета за обслуживание, которые не раскрываются четко. Также стоит быть осторожным, если компания давит на вас, чтобы вы подписали сразу, избегает предоставления полного письменного соглашения или не объясняет, как обращаются с вашими средствами собственника и как ведется учет доверительных средств (trust accounting).

Другие «красные флаги» включают:
- Нет четкого подтверждения лицензии там, где она требуется
- Нет доказательств наличия страховки
- Нет местных рекомендаций по похожим типам объектов
- Плохая фото-документация или несогласованные отчеты
- Нет процесса для заявок по пригодности жилья или срочного ремонта
- Обещания, которые звучат слишком уверенно, например гарантированные результаты или «нет проблем с соблюдением требований»

Получите все в письменном виде, внимательно прочитайте соглашение и проверьте статус лицензии и рекомендации самостоятельно. Собственник сохраняет контроль: вы сравниваете предложения, задаете вопросы и выбираете, кого нанять.

Начните с поиска компаний, которые уже управляют объектами, похожими на ваш, в вашем районе. Частный дом на одну семью, небольшой многоквартирный дом, кондо или более старый объект с отложенным обслуживанием могут требовать разного уровня внимания. Узнайте, как они делают осмотры (как часто), как оформляют уведомления, какие фотографии предоставляют, какие отчеты направляют собственнику, как контролируют выполнение ремонтов и как отслеживают местное соответствие требованиям.

Вы также можете задать практичные вопросы, которые покажут, насколько они организованы:
1. Какие осмотры включены в вашу ежемесячную плату?
2. Используете ли вы письменные чек-листы и фотографии с датой?
3. Кто рассматривает вопросы по пригодности жилья и срочные вопросы безопасности?
4. Как вы документируете состояние при въезде и при выезде?
5. Как вы поступаете с местной регистрацией аренды, лицензиями или обязательными уведомлениями, если это требуется?
6. Взимаете ли вы наценки за обслуживание или комиссии за координацию?
7. Можете ли вы предоставить рекомендации от собственников с похожими объектами?

OwnerLedger поможет вам сделать первый шаг. Мы — бесплатный сервис подбора для собственников по всей территории Соединенных Штатов. Мы не управляем недвижимостью и не действуем как брокер. Мы собираем только базовые контактные и сведения о намерениях по объекту — например: ваше имя, номер телефона, опциональный email, роль, тип недвижимости, количество единиц (юнитов), город, ZIP-код и предпочтительный язык — а затем помогаем вам связаться с лицензированными и застрахованными управляющими объектами рядом с вами. Чтобы начать, посетите получить подбор или изучите наши услуги и материалы для собственников.