Kế toán và sao kê cho chủ sở hữu

Công việc kế toán của công ty quản lý là ghi nhận tiền ra – tiền vào, xử lý đúng cách tiền của chủ và của người thuê, và cung cấp cho bạn các báo cáo rõ ràng mà bạn có thể hiểu. Với đa số chủ sở hữu, điều đó thường bao gồm: biên lai tiền thuê, phí trễ hạn nếu được địa phương cho phép, phí quản lý, hóa đơn sửa chữa, chi phí cho việc cho thuê (leasing), số dư quỹ dự phòng, và số tiền ròng gửi cho chủ sở hữu.

Sao kê chủ sở hữu hằng tháng nên thể hiện “câu chuyện” cơ bản của tài sản: số dư đầu kỳ, thu nhập đã thu được, chi phí đã thanh toán, phí quản lý bị tính, bất kỳ khoản quỹ dự phòng nào đang được giữ, và khoản chi trả cuối cùng cho bạn. Nếu sao kê khó đọc, thiếu các dòng chi tiết, hoặc không khớp với số tiền bạn thấy trong sao kê ngân hàng, thì đó là vấn đề.

Nhiều công ty quản lý cũng cung cấp bản tổng hợp cuối năm, hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp, và bản sao hóa đơn thông qua cổng thông tin (owner portal). Một số chủ sở hữu chỉ muốn bản sao kê hằng tháng đơn giản. Một số khác muốn báo cáo chi tiết theo từng căn hộ/phòng, đặc biệt với bất động sản đa gia đình quy mô nhỏ. “Hợp lý” phụ thuộc vào tài sản, thị trường và mức độ dịch vụ.

OwnerLedger là dịch vụ ghép nối miễn phí. Chúng tôi không quản lý bất động sản, không lập sổ sách, và không cung cấp tư vấn pháp lý, tư vấn thuế, tư vấn kế toán hoặc tư vấn môi giới. Các quy định về kế toán tiền ủy thác, hồ sơ và tiền của chủ sở hữu khác nhau theo từng tiểu bang, vì vậy hãy xác nhận chi tiết với một công ty quản lý bất động sản được cấp phép và, khi cần, với một kế toán hoặc luật sư được cấp phép.

Một công ty quản lý báo cáo theo cách giúp bạn đưa ra quyết định. Bạn nên trả lời nhanh được các câu hỏi đơn giản: Tiền thuê có được thu đủ không? Tháng này đã trả những khoản sửa chữa nào? Có đủ quỹ dự phòng tiền mặt không? Vì sao khoản chi trả cho chủ sở hữu thấp hơn tháng trước? Báo cáo tốt phải rõ ràng, kịp thời và nhất quán.

Tối thiểu, hãy hỏi liệu sao kê có được gửi hằng tháng không, ngày chi trả thường được thực hiện vào ngày nào, và bạn có nhận được bản sao các hóa đơn cũng như hóa đơn đã thanh toán hay không. Hỏi sao kê có phải là bản tổng hợp theo cơ sở tiền mặt (cash-basis) không, tiền đặt cọc an ninh (security deposits) được theo dõi ra sao, và quỹ dự phòng của chủ có được thể hiện riêng không. Nếu bạn sở hữu nhiều tài sản, hãy hỏi liệu báo cáo có được tách riêng theo từng tài sản và theo từng căn/phòng hay không.

Một công ty quản lý tốt cũng giải thích các khoản bất thường. Nếu có sửa chữa đường ống nước (plumbing), một khoản phí của thành phố, chi phí cho việc cho thuê (lease-up), hoặc khoản thu hồi bù trừ do thanh toán bị bỏ lỡ (chargeback), thì các khoản này không nên xuất hiện như một con số “bí ẩn” trong sao kê. Diễn giải rõ ràng rất quan trọng.

Nếu bạn đang so sánh các công ty, hãy yêu cầu xem một mẫu sao kê chủ sở hữu với thông tin riêng tư đã được xóa. Một tài liệu như vậy cho bạn biết nhiều về mức độ tổ chức thực sự của công ty.

Một trong những câu hỏi quan trọng nhất là công ty quản lý xử lý kế toán tiền ủy thác như thế nào. Nói đơn giản, tiền thuê và các khoản tiền đặt cọc thu được cho chủ và cho người thuê cần được xử lý cẩn thận và đúng theo quy định của tiểu bang, không được trộn đại khái với tiền hoạt động của công ty. Các yêu cầu pháp lý cụ thể khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận yêu cầu địa phương với một công ty quản lý bất động sản được cấp phép và, khi cần, với luật sư hoặc kế toán.

Hầu hết các công ty quản lý đều yêu cầu có quỹ dự phòng của chủ (owner reserve). Đây là khoản tiền được giữ trong tài khoản để chi cho sửa chữa, tiền điện/nước (utilities), các cuộc gọi khẩn cấp, công việc thay người thuê (turnover) hoặc các hóa đơn đến hạn trước khi tiền thuê được thu đủ. Chính sách dự phòng khác nhau. Một số công ty muốn một khoản tiền cố định theo đô-la. Một số khác điều chỉnh dựa trên tuổi của tài sản, quy mô, phần trách nhiệm tiện ích (utility responsibility), hoặc lịch sử sửa chữa.

Các khoản chi trả cho chủ sở hữu thường được gửi sau khi tiền thuê đã được “thông” và các hóa đơn đã được thanh toán. Điều đó có nghĩa là bạn có thể không nhận được mọi đô-la đã thu vào cùng tuần nó vừa được nhận. Công ty quản lý tốt sẽ giải thích thời điểm thông thường và lý do cho bất kỳ khoản tạm giữ (holdbacks) nào. Họ cũng phải giải thích việc các khoản thanh toán bị trả lại, tình trạng chậm thanh toán (delinquency), hoặc các khoản sửa chữa lớn sẽ ảnh hưởng thế nào đến khoản chi trả hằng tháng của bạn.

Nếu một công ty không thể giải thích rõ ràng tiền của chủ được giữ ở đâu, quỹ dự phòng hoạt động ra sao, hoặc khi nào sao kê và khoản chi trả được gửi, hãy coi đó là dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng.

Kế toán và sao kê cho chủ sở hữu thường được bao gồm trong phí quản lý hằng tháng, thay vì tính như một hạng mục riêng. Ở nhiều thị trường, quản lý trọn gói hằng tháng thường rơi vào khoảng 8% đến 12% của tiền thuê đã thu, dù một số khu vực và loại hình tài sản có thể thấp hơn hoặc cao hơn. Phí cho thuê (leasing fees) thường dao động khoảng 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng, và một số công ty cũng tính thêm các khoản phí gia hạn, phí thiết lập (setup), phí kiểm tra/khảo sát (inspection) hoặc các khoản phí liên quan đến thời gian trống (vacancy-related). Đây là các khoảng tham chiếu chung, không phải báo giá.

Riêng về kế toán, hãy hỏi liệu các bản tổng hợp cuối năm, bản sao hóa đơn, quyền truy cập cổng thông tin của chủ (owner portal), các khoản chi trả qua ACH, hỗ trợ tài liệu thuế, hoặc báo cáo bổ sung cho nhiều căn/phòng có được bao gồm không. Một số công ty có thể bao gồm sao kê hằng tháng tiêu chuẩn, nhưng tính thêm phí cho việc ghi sổ kế toán chi tiết hơn, báo cáo tùy chỉnh, nghiên cứu sao kê ngoài giờ, hoặc phối hợp với kế toán của bạn.

Một mảng khác nên xem xét kỹ là việc lập hóa đơn bảo trì (maintenance billing). Một số công ty quản lý tính phí điều phối bảo trì hoặc cộng thêm tỷ lệ (markup) vào hóa đơn của nhà cung cấp. Điều này không phải lúc nào cũng là sai, nhưng cần phải được công bố rõ ràng bằng văn bản. Những khoản markup không được công bố là một phàn nàn phổ biến từ phía chủ sở hữu.

Dùng hướng dẫn phí của chúng tôi để so sánh các khoản phí quản lý bất động sản phổ biến, nhưng hãy nhớ rằng con số thực tế phụ thuộc vào thị trường, tài sản, số lượng căn/phòng, tình trạng tài sản và mức độ dịch vụ. Đừng chỉ dựa vào ước tính bằng lời nói.

Dấu hiệu cảnh báo lớn nhất là sự mơ hồ. Nếu sao kê của một công ty mơ hồ, đến muộn, hoặc không nhất quán, bạn có thể không biết dòng tiền thực sự của mình cho đến khi đã có vấn đề. Bạn không nên phải đoán khoản phí nghĩa là gì hoặc đợi hàng tuần chỉ để được giải thích cơ bản.

Hãy để ý các vấn đề sau:
- các dòng chi tiết mơ hồ như “repairs” (sửa chữa) nhưng không có chi tiết hóa đơn
- các khoản phí bảo trì bị giấu hoặc không được công bố
- không có hợp đồng quản lý bằng văn bản giải thích các khoản phí và chính sách dự phòng
- không có quy trình kế toán tiền ủy thác rõ ràng
- các khoản chi trả cho chủ không khớp với sao kê
- thường xuyên phải sửa sao kê hoặc điều chỉnh không được giải thích
- gây áp lực ký nhanh mà không có thời gian xem tài liệu
- không thể hoặc từ chối cung cấp một mẫu sao kê
- không có giấy phép nơi giấy phép là yêu cầu theo quy định địa phương
- đánh giá/khuyến nghị kém từ các chủ sở hữu hiện tại hoặc trước đây

Hãy nhận mọi thứ bằng văn bản. Đọc hợp đồng quản lý trước khi ký, và hỏi thật cụ thể tiền sẽ được chuyển động như thế nào: tiền thu về, phần giữ quỹ dự phòng, thanh toán cho nhà cung cấp, ngày lập sao kê, và ngày chi trả cho chủ sở hữu. Chủ sở hữu vẫn kiểm soát bằng cách so sánh các đề xuất, kiểm tra tham chiếu (references), xác minh giấy phép, và chọn người mà bạn thuê.

Khi bạn so sánh các công ty quản lý, đừng chỉ hỏi về việc thu tiền thuê và việc cho thuê (leasing). Hãy hỏi họ giữ sổ sách như thế nào. Một công ty có thể nghe mạnh về bán hàng (sales) nhưng lại yếu về kế toán. Báo cáo tốt giúp bạn tránh các sai sót nhỏ biến thành vấn đề tốn kém.

Dùng danh sách kiểm tra ngắn này khi nói chuyện với các công ty:
1. Xác nhận công ty có được cấp phép hay không nếu tiểu bang/thành phố của bạn yêu cầu, và hỏi về bảo hiểm.
2. Yêu cầu xem một mẫu sao kê cho chủ sở hữu với thông tin riêng tư đã được xóa.
3. Hỏi khi nào sao kê hằng tháng và các khoản chi trả cho chủ sở hữu thường được gửi.
4. Hỏi quỹ dự phòng của chủ được thiết lập như thế nào và khi nào có thể sử dụng.
5. Hỏi có áp dụng phí cộng thêm (markups) cho bảo trì hoặc phí điều phối (coordination fees) không.
6. Hỏi những báo cáo cuối năm nào được bao gồm.
7. Hỏi tiền đặt cọc an ninh và các khoản tiền khác được theo dõi như thế nào theo quy định địa phương.
8. Yêu cầu tham chiếu từ phía chủ sở hữu, đặc biệt là các chủ sở hữu có loại hình tài sản tương tự.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn, OwnerLedger là dịch vụ ghép nối miễn phí cho chủ sở hữu. Chúng tôi ghép bạn với các công ty quản lý bất động sản được cấp phép và có bảo hiểm gần nơi cho thuê của bạn dựa trên thông tin liên hệ và thông tin về tài sản (chỉ gồm những thông tin đơn giản): tên, số điện thoại, email (tùy chọn), vai trò, loại tài sản, số căn/phòng, thành phố, ZIP, và ngôn ngữ ưu tiên. Chúng tôi không yêu cầu số an sinh xã hội (Social Security numbers), số tài khoản ngân hàng, báo cáo tài chính của chủ sở hữu, hay dữ liệu kiểm tra lý lịch của người thuê.

Bạn có thể bắt đầu với trung tâm dịch vụ của chúng tôi để tìm hiểu cách công ty quản lý xử lý công việc hằng ngày, hoặc được ghép nối nếu bạn đã sẵn sàng so sánh các công ty tại địa phương. Không có chi phí cho chủ sở hữu khi sử dụng OwnerLedger, và bạn không bao giờ bị yêu cầu phải thuê bất kỳ ai.