Accounting at mga pahayag ng may-ari

Ang trabaho ng isang property manager sa accounting ay itala ang papasok at palabas na pera, tiyaking maayos na pinangangasiwaan ang pondo ng may-ari at nangungupahan, at bigyan ka ng malinaw na mga report na kaya mong unawain. Para sa karamihan ng may-ari, kasama dito ang mga resibo ng renta, late fees kung pinapayagan sa lugar ninyo, management fees, mga invoice ng pagkukumpuni, mga gastusin sa pag-leases, mga balanse sa reserba, at ang netong halagang ipinapadala sa may-ari.

Ang buwanang pahayag ng may-ari ay dapat ipakita ang pangunahing kuwento ng property: simulaang balanse, kinolektang income, mga nabayarang expenses, management fees na sinisingil, anumang reserbang nakahawak, at ang huling disbursement na ibibigay sa iyo. Kung mahirap basahin ang pahayag, may mga nawawalang linya, o hindi tugma sa mga deposito sa bangko mo, may problema.

Maraming manager din ang nagbibigay ng year-end summaries, tala ng pagbabayad sa mga supplier, at mga kopya ng invoice sa pamamagitan ng owner portal. May ilang may-ari na buwanang simpleng pahayag lang ang gusto. Ang iba ay gusto ng detalyadong report kada yunit, lalo na kung maliit ang multifamily property. Ang “makatuwiran” ay nakadepende sa property, sa merkado, at sa level ng serbisyo.

Ang OwnerLedger ay isang libreng matching service. Hindi kami nagma-manage ng property, hindi kami naghahanda ng mga libro, at hindi kami nagbibigay ng legal, tax, accounting, o brokerage advice. Iba-iba ang mga patakaran sa trust accounting, records, at pondo ng may-ari kada estado, kaya kumpirmahin ang mga detalye sa isang lisensyadong property manager at, kapag kinakailangan, sa isang lisensyadong accountant o abugado.

Ang magaling na manager ay nagre-report sa paraang makakatulong sa iyo sa paggawa ng desisyon. Dapat kaya mong masagot agad ang mga simpleng tanong: Kumpleto ba ang kinolektang renta? Anong mga pagkukumpuni ang nabayaran ngayong buwan? May sapat bang cash reserve? Bakit mas mababa ang ipinamigay sa may-ari kumpara noong nakaraang buwan? Ang magaling na pag-report ay malinaw, napapanahon, at consistent.

Sa pinakamababa, alamin kung buwanan bang ipinapadala ang mga pahayag, anong petsa karaniwang ipinapadala ang mga disbursement, at kung nakukuha mo ang mga kopya ng mga bill at nabayarang invoice. Tanungin kung cash-basis summary ba ang mga pahayag, paano sinusubaybayan ang security deposits, at kung ipinapakita ang owner reserve funds nang hiwalay. Kung may higit sa isang property ka, itanong kung hiwalay ang report kada property at kada yunit.

Ang isang mahusay na manager ay nagpapaliwanag din ng mga hindi pangkaraniwang item. Kung may repair na sa pagtutubero, singil ng lungsod, gastos sa pag-leasing, o chargeback dahil sa napalampas na bayad, hindi dapat ito lumabas bilang “misteryong numero” sa pahayag. Mahalaga ang malinaw na paglalarawan.

Kapag nagkukumpara ka ng mga kumpanya, humingi ng sample owner statement na inalis ang mga pribadong detalye. Sinasabi na ng isang dokumentong iyon kung gaano talaga ka-organisado ang kumpanya.

Isa sa pinakamahalagang tanong ay kung paano hinahawakan ng manager ang trust accounting. Sa simpleng paliwanag, ang renta at mga depositong kinokolekta para sa mga may-ari at nangungupahan ay dapat iproseso nang maingat at ayon sa mga patakaran ng estado—hindi ito basta-basta hinahalo sa operating money ng kumpanya. Magkaiba ang eksaktong legal na requirements kada estado at lungsod, kaya kumpirmahin ang lokal na requirements sa lisensyadong property manager at, kapag kinakailangan, sa isang abogado o accountant.

Karamihan ng management companies ay nangangailangan ng owner reserve. Ito ay isang halagang cash na nakahawak sa account para masakop ang mga repair, utilities, emergency calls, trabahong kailangang gawin sa pag-turnover, o mga bill na kailangan nang bayaran bago pa ganap na makolekta ang renta. Nag-iiba ang reserve policies. May ilang manager na gusto ng nakapirming halaga ng dolyar. Ang iba ay ina-adjust batay sa edad ng property, laki, responsibilidad sa utilities, o kasaysayan ng repair.

Ang owner distributions ay karaniwang ipinapadala kapag kumpleto na ang clearance ng renta at nabayaran na ang mga bill. Ibig sabihin, maaaring hindi mo matanggap ang bawat dolyar na kinolekta sa parehong linggo na pumasok ito. Ang magagaling na manager ay nagpapaliwanag ng normal na tiyempo at ang mga dahilan ng anumang holdbacks. Dapat din nilang ipaliwanag kung paano naaapektuhan ng mga naibalik na pagbabayad, delinquency, o mas malalaking repair ang buwanang distribution mo.

Kung ang isang kumpanya ay hindi malinaw na maipaliwanag kung saan naka-hold ang mga pondo ng may-ari, paano gumagana ang reserba, o kailan ipinapadala ang mga pahayag at disbursement, ituring ito bilang seryosong babalang senyales.

Ang accounting at mga pahayag ng may-ari ay madalas kasama sa buwanang management fee, hindi sinisingil bilang hiwalay na linya sa singil. Sa maraming merkado, karaniwang nasa 8% hanggang 12% ng kinolektang renta ang full-service monthly management, bagama't may mga lugar at uri ng property na mas mababa o mas mataas. Ang leasing fees ay madalas nasa humigit-kumulang 50% hanggang 100% ng renta para sa isang buwan, at ang ilang kumpanya ay may karagdagang singil din para sa renewal, setup, inspection, o mga bayarin na kaugnay ng vacancy. Ito ay mga general ranges, hindi ito mga quote.

Para sa accounting specifically, tanungin kung may kasamang year-end summaries, kopya ng invoice, access sa owner portal, ACH distributions, suporta para sa tax document, o dagdag na pag-report para sa maraming yunit. May ilang kumpanya na kasama ang standard na buwanang pahayag, pero naniningil ng extra para sa mas detalyadong bookkeeping, custom reports, pagsasaliksik ng pahayag pagkatapos ng oras ng trabaho, o pag-uugnay sa accountant mo.

Ang isa pang lugar na dapat suriin nang mabuti ay ang maintenance billing. Ang ilang manager ay naniningil ng maintenance coordination fee o nagdaragdag ng markup sa invoice ng vendor. Hindi laging mali iyon, pero dapat itong malinaw na maipahayag nang nakasulat. Ang hindi isiniwalang markup ay karaniwang reklamo ng mga may-ari.

Gamitin ang aming fee guide para ikumpara ang mga karaniwang singil sa property management, pero tandaan na ang tunay na numero ay nakadepende sa merkado, sa property, sa bilang ng mga yunit, sa kondisyon, at sa level ng serbisyo. Huwag umasa lang sa verbal na tantya.

Ang pinakamalaking red flag ay kalituhan. Kung ang pahayag ng manager ay malabo, huli, o magkasalungat, maaaring hindi mo pa malaman ang totoong cash flow mo hanggang may nangyayaring problema na. Hindi mo dapat kailangang hulaan kung ano ang ibig sabihin ng isang singil o maghintay ng linggo para sa simpleng paliwanag.

Bantayan ang mga isyung ito:
- malabong line items tulad ng “repairs” na walang detalye ng invoice
- nakatago o hindi isiniwalang maintenance markups
- walang nakasulat na management agreement na nagpapaliwanag ng fees at reserve policy
- walang malinaw na trust accounting process
- owner distributions na hindi tugma sa mga pahayag
- paulit-ulit na pagwawasto ng pahayag o mga adjustment na walang paliwanag
- presyon na pumirma agad nang hindi binibigyan ng oras para repasuhin ang mga dokumento
- hindi makapagpakita o tumangging magpakita ng sample na pahayag
- walang lisensya kung kinakailangan ang lisensya sa lugar ninyo
- mahihinang reference mula sa kasalukuyan o dating mga may-ari

Ilagay ang lahat sa pagsulat. Basahin ang management agreement bago pumirma, at itanong nang eksakto kung paano gagalaw ang pera: collection, reserve hold, vendor payment, statement date, at owner disbursement date. Ang may-ari ang nananatiling may kontrol sa pamamagitan ng pag-compare ng mga proposal, pag-check ng mga reference, pag-verify ng lisensya, at pagpili kung sino ang papayagang kunin.

Kapag nagkukumpara ka ng mga manager, huwag puro tungkol sa rent collection at leasing lang ang tanungin. Itanong kung paano nila pinananatiling maayos ang mga libro. Ang isang kumpanya ay puwedeng mukhang malakas sa pagbebenta, pero mahina naman sa accounting. Pinoprotektahan ka ng magaling na pag-report laban sa maliliit na pagkakamali na nagiging magastos na problema.

Gamitin itong maikling checklist kapag nakikipag-usap sa mga kumpanya:
1. I-verify kung lisensyado ang kumpanya kung hinihingi ito ng estado o lungsod ninyo, at itanong tungkol sa insurance.
2. Humingi ng sample owner statement na inalis ang pribadong impormasyon.
3. Tanungin kung kailan karaniwang ipinapadala ang mga buwanang pahayag at owner distributions.
4. Tanungin kung paano itinakda ang owner reserves at kailan puwedeng gamitin ang reserve funds.
5. Tanungin kung may nalalapat na maintenance markups o coordination fees.
6. Tanungin kung anong year-end reporting ang kasama.
7. Tanungin kung paano sinusubaybayan ang security deposits at iba pang pondo ayon sa lokal na patakaran.
8. Humingi ng owner references, lalo na sa mga may-ari na may kaparehong uri ng property.

Kung gusto mo ng tulong sa pag-compare ng mga option, ang OwnerLedger ay isang libreng matching service para sa mga may-ari. I-mmatch ka namin sa mga lisensyado at insured na property management company na malapit sa pagrenta mo base sa simpleng contact at detalye ng property lamang: pangalan, phone, opsyonal na email, role, uri ng property, mga yunit, lungsod, ZIP, at preferred language. Hindi kami humihingi ng Social Security numbers, bank account numbers, owner financial statements, o tenant background-check data.

Maaari kang magsimula sa aming service hub para malaman kung paano pinangangasiwaan ng mga manager ang araw-araw na trabaho, o get matched kung handa ka nang ihambing ang mga lokal na kumpanya. Libre ang paggamit ng OwnerLedger para sa may-ari, at hindi ka kinakailangang kumuha ng kahit sino.