Si ou pa ka konprann rapidman rapò mèt chak mwa ou a, ou pa reyèlman konnen kijan lokasyon ou ap mache.
Kisa kontabilite ak rapò mèt pwopriyete kouvri
Travay kontabilite yon administratè pwopriyete se anrejistre lajan k ap antre ak lajan k ap soti, kenbe lajan mèt ak lokatè yo byen jere, epi ba ou rapò klè ou ka konprann. Pou pifò mèt pwopriyete, sa vle di resi lokasyon, frè anreta si sa legalman pèmèt lokalman, frè jesyon, fakti reparasyon, depans lokasyon (leasing), balans fon rezèv, ak montan nèt la yo voye bay mèt pwopriyete a.
Yon rapò mèt chak mwa dwe montre istwa debaz pwopriyete a: balans inisyal, revni yo ranmase, depans yo peye, frè jesyon yo chaje, nenpòt rezèv yo kenbe, epi finalman transfè/dispèsman final la ba ou. Si rapò a difisil pou li, gen atik ki manke, oswa li pa koresponn ak depo labank ou yo, se yon pwoblèm.
Anpil administratè bay tou rezime fen ane, dosye peman vandè yo, ak kopi fakti atravè yon pòtay pou mèt pwopriyete. Gen kèk mèt ki vle rapò mwa a sèlman ki senp. Gen lòt ki vle rapò detaye pa inite, sitou pou ti pwopriyete multifamily. Sa ki “rezonab” depann de pwopriyete a, mache a, ak nivo sèvis la.
OwnerLedger se yon sèvis gratis pou fè matche. Nou pa jere pwopriyete, pa prepare liv kontablite, epi nou pa bay konsèy legal, taks, kontabilite, oswa brokeraj. Règ sou kont labatwa (trust accounting), dosye, ak fon mèt pwopriyete yo varye selon eta a, donk verifye detay yo ak yon administratè pwopriyete ki gen lisans epi, lè sa nesesè, ak yon kontab oswa avoka ki gen lisans.
Kijan bon rapò yo sanble
Yon bon administratè rapòte nan yon fason ki ede ou pran desizyon. Ou dwe kapab jwenn repons rapid pou kesyon senp: Èske yo ranmase lokasyon an total? Ki reparasyon yo te peye mwa sa a? Èske gen ase lajan nan rezèv la? Poukisa dispèsman mèt pwopriyete a pi ba pase mwa pase a? Bon rapò yo klè, alè, epi yo konsistan.
Omwen, mande si yo voye rapò yo chak mwa, ki dat dispèsman yo anjeneral soti, epi si ou jwenn kopi bòdwo yo ak fakti ki te peye yo. Mande si rapò yo se rezime sou baz lajan k ap antre (cash-basis), kijan yo swiv depo sekirite yo, epi si yo montre fon rezèv mèt pwopriyete yo separe. Si ou posede plis pase yon pwopriyete, mande si rapò yo separe pa pwopriyete epi pa inite.
Yon administratè ki solid tou eksplike atik ki pa nòmal yo. Si te gen yon reparasyon plonbri, yon chaj vil, yon depans pou fè lokatè antre (lease-up), oswa yon “chargeback” paske yon peman te manke, sa pa dwe parèt kòm yon nimewo ki san eksplikasyon sou rapò a. Deskripsyon klè enpòtan.
Si ou ap konpare konpayi, mande pou wè yon echantiyon rapò mèt pwopriyete ak detay prive yo retire. Dokiman sa a di ou anpil bagay sou kijan konpayi an òganize reyèlman.
Kont labatwa (trust accounting), rezèv, ak dispèsman mèt pwopriyete
Youn nan kesyon ki pi enpòtan yo se kijan administratè a jere kont labatwa (trust accounting). Nan fason senp, lokasyon ak depo yo kolekte pou mèt pwopriyete yo ak lokatè yo dwe jere ak anpil atansyon epi selon règleman eta a, pa melanje yo san reflechi ak lajan fonksyònman konpayi an. Egzijans legal egzak yo varye selon eta ak vil, donk verifye kondisyon lokal yo ak yon administratè pwopriyete ki gen lisans epi, lè sa nesesè, ak yon avoka oswa kontab.
Pifò konpayi jesyon mande pou gen yon rezèv mèt pwopriyete. Sa se yon montan lajan yo kenbe sou kont la pou kouvri reparasyon, sèvis piblik, apèl ijans, travay pandan chanjman lokatè (turnover work), oswa bòdwo ki vin dwe anvan yo kolekte lokasyon an nèt. Politik rezèv yo varye. Gen administratè ki vle yon montan fiks. Gen lòt ki ajiste selon laj pwopriyete a, gwosè, sa pwopriyetè a responsab pou sèvis piblik yo, oswa istwa reparasyon yo.
Dispèsman mèt pwopriyete yo anjeneral voye apre lokasyon an pase (rent clears) epi yo fin peye bòdwo yo. Sa vle di ou pa nesesèman resevwa chak dola yo kolekte menm semèn nan li antre. Bon administratè yo eksplike lè nòmal la ak rezon ki fè yo kenbe lajan yo. Yo dwe eksplike tou kijan peman ki retounen, reta peye (delinquency), oswa gwo reparasyon yo afekte dispèsman chak mwa ou a.
Si yon konpayi pa kapab eksplike klèman kote fon mèt pwopriyete yo kenbe, kijan rezèv yo mache, oswa ki lè yo voye rapò yo ak dispèsman yo, konsidere sa kòm yon gwo avètisman.
Kòb tipik yo ak kote mèt pwopriyete yo konn sezi
Kontabilite ak rapò mèt pwopriyete yo souvan enkli nan frè jesyon chak mwa a olye yo bòdwo yo kòm yon liy apa. Nan anpil mache, jesyon mwa konplè (full-service monthly management) souvan tonbe nan anviwon 8% pou rive 12% nan lokasyon yo kolekte, men gen kèk zòn ak kèk kalite pwopriyete ki pi ba oswa ki pi wo. Frè pou lokasyon (leasing fees) souvan soti nan anviwon 50% rive 100% nan lokasyon yon mwa, epi kèk konpayi chaje tou pou renouvèlman, depans pou mete kanpe (setup), enspeksyon, oswa frè ki gen rapò ak vid lokasyon (vacancy). Sa yo se ranje jeneral, pa quotes.
Pou kontabilite espesyalman, mande si rezime fen ane yo, kopi fakti yo, aksè pòtay mèt la, dispèsman ACH, sipò dosye taks, oswa rapò siplemantè pou plizyè inite enkli. Gen kèk konpayi ki enkli rapò mèt chak mwa regilye, men yo chaje anplis pou plis kontablite detaye, rapò koutim, rechèch sou rapò apre lè travay yo, oswa kowòdinasyon ak kontab pa w lan.
Yon lòt domèn pou revize byen se bòdwo antretyen (maintenance billing). Gen kèk administratè ki chaje yon frè pou kowòdinasyon antretyen oswa yo ajoute yon “mark-up” sou fakti vandè yo. Sa pa toujou yon bagay ki pa kòrèk, men yo dwe revele sa klèman alekri. “Mark-up” yo pa devwale se yon plent mèt pwopriyete ki komen.
Sèvi ak gid frè pa nou an pou konpare chaj jesyon pwopriyete ki komen yo, men sonje nimewo reyèl la depann de mache a, pwopriyete a, kantite inite yo, kondisyon an, ak nivo sèvis la. Pa konte sèlman sou estimasyon vèbal.
Siy avètisman pou w gade nan rapò yo ak kontabilite a
Pi gwo siy avètisman an se konfizyon. Si rapò yon administratè a pa klè, li reta, oswa li pa konsistan, ou pap konnen koule lajan reyèl ou a jiskaske gen pwoblèm nan. Ou pa dwe oblije devine sa yon chaj vle di, ni tann plizyè semèn pou yon eksplikasyon debaz.
Gade pou pwoblèm sa yo:
- atik ki pa klè tankou “repairs” san detay fakti
- “mark-ups” pou antretyen ki kache oswa ki pa devwale
- pa gen akò jesyon alekri ki eksplike frè yo ak politik rezèv la
- pa gen yon pwosesis kont labatwa (trust accounting) ki klè
- dispèsman mèt pwopriyete yo pa matche ak rapò yo
- koreksyon rapò ki repete oswa ajisteman san eksplikasyon
- presyon pou siyen vit san tan pou revize dokiman yo
- pa kapab oswa refize montre yon echantiyon rapò
- pa gen lisans kote lisans obligatwa lokalman
- move referans nan men mèt pwopriyete aktyèl oswa ansyen
Mete tout bagay alekri. Li akò jesyon an anvan ou siyen, epi mande egzakteman kijan lajan an ap deplase: koleksyon, kenbe rezèv la, peman vandè, dat rapò a, epi dat dispèsman mèt pwopriyete a. Mèt pwopriyete a rete an kontwòl lè li konpare pwopozisyon, verifye referans yo, verifye lisans lan, epi chwazi moun li pral anboche a.
Kijan pou jwenn yon administratè ki rapòte byen
Lè ou konpare administratè, pa mande sèlman sou kolekte lokasyon ak leasing. Mande kijan yo kenbe liv kont yo. Yon konpayi ka son fò nan lavant, men li ka fèb nan kontabilite. Bon rapò yo pwoteje ou kont ti erè ki tounen gwo pwoblèm ki koute chè.
Sèvi ak ti lis verifikasyon sa a lè ou pale ak konpayi yo:
1. Verifye si konpayi an gen lisans si eta ou oswa vil ou mande sa, epi mande sou asirans.
2. Mande pou yon echantiyon rapò mèt pwopriyete ak enfòmasyon prive retire.
3. Mande ki lè yo anjeneral voye rapò mèt chak mwa yo ak dispèsman mèt yo.
4. Mande kijan yo fikse rezèv mèt pwopriyete yo epi ki lè yo ka itilize fon rezèv yo.
5. Mande si gen “maintenance markups” oswa frè kowòdinasyon ki aplike.
6. Mande ki rapò fen ane ki enkli.
7. Mande kijan yo swiv depo sekirite yo ak lòt fon yo dapre règ lokal yo.
8. Mande referans mèt pwopriyete yo, sitou mèt pwopriyete ki gen menm kalite pwopriyete.
Si ou bezwen èd pou konpare opsyon, OwnerLedger se yon sèvis gratis pou fè matche pou mèt pwopriyete. Nou matche ou ak konpayi jesyon pwopriyete ki gen lisans e ki gen asirans toupre lokasyon ou a, selon detay kontak ak detay pwopriyete sèlman: non, telefòn, imel si ou vle, wòl, kalite pwopriyete, inite, vil, ZIP, ak lang ou prefere. Nou pa mande nimewo Sekirite Sosyal (Social Security numbers), nimewo kont labank, deklarasyon finansye mèt pwopriyete, ni done tès depistaj (background-check) lokatè yo.
Ou ka kòmanse ak sant sèvis pa nou an pou aprann kijan administratè yo fè travay yo chak jou, oswa jwenn matche si ou pare pou konpare konpayi lokal yo. OwnerLedger gratis pou mèt pwopriyete a, epi ou pa janm oblije anboche nenpòt moun.