Kế toán tín thác (trust accounting) trong quản lý bất động sản là gì?

Trong quản lý bất động sản, kế toán tín thác nghĩa là người quản lý giữ tiền của khách hàng trong một tài khoản tín thác (trust) hoặc tài khoản ký quỹ (escrow) riêng, thay vì trộn lẫn với tiền hoạt động của công ty.

Thông thường, tài khoản này bao gồm tiền thuê chủ nhà được thu, tiền đặt cọc an ninh, và đôi khi có thể bao gồm các khoản tiền trả trước hoặc quỹ dự phòng, tùy theo quy định địa phương và thỏa thuận quản lý.

Mục đích cơ bản là đơn giản: tiền phải dễ theo dõi, dễ đối chiếu, và sẵn có khi đến thời điểm cần chi trả. Đối với chủ nhà, điều này quan trọng vì bạn muốn có bảng sao kê rõ ràng, hồ sơ thu tiền thuê rành mạch, và bằng chứng giấy tờ cho mọi khoản đặt cọc, phí và chi phí sửa chữa.

Quy định về kế toán tín thác khác nhau theo từng bang và thành phố, nên cách thiết lập chính xác không giống nhau ở mọi nơi. Một công ty quản lý bất động sản được cấp phép nên có thể giải thích tiền của khách hàng được giữ như thế nào, khi nào chi trả cho chủ nhà diễn ra, và họ xử lý ra sao với tiền đặt cọc, khoản khấu trừ và tiền hoàn lại.

Đối với chủ nhà, kế toán tín thác tốt giúp giảm rủi ro bị thiếu tiền, bị rối vì bảng sao kê không rõ ràng, và các tranh chấp liên quan đến sửa chữa hoặc tiền đặt cọc. Nó cũng giúp bạn dễ nhìn thấy liệu bất động sản có thực sự tạo dòng tiền sau các khoản phí quản lý, chi phí bảo trì, chi phí trống nhà và các chi phí khác hay không.

Đối với người thuê, kế toán tín thác quan trọng vì tiền đặt cọc an ninh và tiền thuê phải được xử lý theo hợp đồng thuê (lease) và luật địa phương. Người quản lý không nên trộn lẫn tiền của người thuê với tiền của công ty, và các khoản khấu trừ từ tiền đặt cọc cần được ghi lại theo cách công bằng, nhất quán.

Nếu bạn đang so sánh các công ty quản lý, hãy hỏi họ xử lý kế toán tín thác thế nào, tần suất họ gửi sao kê cho chủ nhà ra sao, và liệu tiền đặt cọc của người thuê có được giữ trong một tài khoản riêng theo đúng yêu cầu tại khu vực của bạn hay không.

Trước khi ký, hãy yêu cầu giải thích rõ ràng, dễ hiểu về cách họ xử lý tiền. Bạn cần câu trả lời cụ thể, không phải lời trấn an mơ hồ.

1. Tiền của chủ nhà và tiền đặt cọc của người thuê được giữ ở đâu?
2. Anh/chị gửi sao kê cho chủ nhà và chi trả theo định kỳ bao lâu một lần?
3. Phí quản lý hằng tháng bao gồm những gì, và khoản nào tính thêm?
4. Anh/chị có tính phụ phí tăng giá cho việc bảo trì, phí điều phối, hoặc phí ngân hàng không?
5. Anh/chị ghi nhận (document) việc đặt cọc, sửa chữa và các khoản khấu trừ như thế nào?
6. Tôi có nhận được thỏa thuận quản lý bằng văn bản và mẫu sao kê không?

Một công ty quản lý tốt nên trả lời mà không gây áp lực và sẵn sàng đưa quy trình thành văn bản. Nếu họ không thể giải thích rõ cách họ tách các khoản tiền, thì đó là dấu hiệu cảnh báo.

Vấn đề về kế toán tín thác thường có thể nhận thấy trước khi trở thành chi phí lớn. Hãy chú ý các dấu hiệu cảnh báo sau:

• Họ nói tiền được “chỉ xử lý nội bộ” nhưng không giải thích cấu trúc tài khoản.
• Họ không cung cấp bảng sao kê cho chủ nhà bằng văn bản.
• Họ nói mơ hồ về cách xử lý tiền đặt cọc hoặc việc phê duyệt sửa chữa.
• Họ tính các khoản phí không được liệt kê rõ trong thỏa thuận.
• Họ không có giấy phép nơi mà giấy phép là yêu cầu.
• Họ gây áp lực để bạn ký ngay tại chỗ.

Ngoài ra, bạn cũng nên cẩn trọng nếu thỏa thuận thiếu chi tiết về tài khoản tín thác, thời điểm chi trả, quỹ dự phòng, hoặc quy trình kiểm tra/đối chiếu (audit/reconciliation). Hãy lấy mọi thứ bằng văn bản và đọc thỏa thuận quản lý trước khi ký.

Kế toán tín thác thường nằm trong một gói quản lý rộng hơn, nhưng một số công ty có thể tính phí riêng cho việc thiết lập hoặc các phí liên quan đến kế toán. Các mức phí theo hướng “thực tế” thường có dạng như sau: phí quản lý hằng tháng khoảng 8% đến 12% trên tổng tiền thuê đã thu; phí cho thuê lại (leasing) khoảng 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng; phí gia hạn, và đôi khi có thêm phí thiết lập hoặc phí điều phối bảo trì.

Con số thực tế phụ thuộc vào thị trường của bạn, loại bất động sản, số lượng căn/vị trí, mức tiền thuê, và khối lượng công việc mà người quản lý đảm nhiệm. Một bất động sản nhỏ hơn hoặc một chủ nhà tự làm nhiều việc có thể trả khác so với chủ nhà ở bang khác hoặc tòa nhà có tần suất bảo trì thường xuyên.

Nếu một công ty đưa ra mức phí cơ bản rất thấp, hãy hỏi khoản đó KHÔNG bao gồm gì. Đôi khi chi phí thực tế thể hiện ở việc phụ phí tăng giá cho bảo trì, phí kiểm tra (inspection), phí tìm người thuê, hoặc phí sao kê/kế toán. Hãy so sánh tổng chi phí, không chỉ nhìn mức “headline” (mức phí giới thiệu). Xem hướng dẫn phí của chúng tôi để biết thêm về các khoản phí thường gặp.

OwnerLedger là dịch vụ kết nối miễn phí, không phải công ty quản lý bất động sản, không phải công ty môi giới, không phải luật sư, và không phải kế toán. Chúng tôi giúp chủ bất động sản thuê tìm các công ty quản lý bất động sản được cấp phép và có mua bảo hiểm (insured) gần bạn mà không tốn phí cho chủ nhà.

Nếu bạn muốn được hỗ trợ so sánh các lựa chọn tại địa phương, hãy bắt đầu tại Get matched. Bạn cũng có thể đọc thêm các hướng dẫn dễ hiểu trong Help center và Guides. Chúng tôi chỉ thu thập thông tin liên hệ và thông tin về mục đích bất động sản, như tên của bạn, số điện thoại, email (tùy chọn), vai trò, loại bất động sản, số lượng đơn vị, thành phố, ZIP và ngôn ngữ bạn muốn.