Ano ang trust accounting sa property management?

Sa property management, ang trust accounting ay nangangahulugang ang manager ay nag-iingat ng pera ng kliyente sa isang hiwalay na trust o escrow account, imbes na paghaluin ito sa sariling operating money ng kumpanya. Kadalasan, kabilang dito ang upang kinokolekta para sa mga may-ari, security deposits, at minsan ay mga prepaid funds o reserve money, depende sa mga lokal na patakaran at sa kasunduan sa pagmamaneho.

Simple ang pangunahing layunin: ang pera ay dapat madaling masubaybayan, madaling ma-verify laban sa tala (reconcile), at available kapag oras na para ibayad o ipanglabas. Para sa may-ari, mahalaga ito dahil gusto mo ng malinis na owner statements, malinaw na tala sa pagkolekta ng upa, at may papeles na kasaysayan (paper trail) para sa bawat deposito, bayarin, at pag-aayos.

Magkaiba ang mga patakaran sa trust accounting ayon sa estado at lungsod, kaya hindi pare-pareho ang eksaktong setup sa lahat ng lugar. Ang lisensyadong property manager ay dapat makapagpaliwanag kung paano hinahawakan ang pera ng kliyente, kailan nangyayari ang pagbabayad sa may-ari, at paano nila pinaproseso ang mga deposito, kaltas (deductions), at refund.

Para sa mga may-ari, nakakatulong ang maayos na trust accounting na mabawasan ang risk ng nawawalang pera, magulong statements, at mga alitan tungkol sa mga pag-aayos o deposito. Ginagawa rin nitong mas madaling makita kung ang property ay talagang kumikilos na may cash flow pagkatapos ng management fees, maintenance, vacancy, at iba pang gastos.

Para sa mga nangungupahan, mahalaga ang trust accounting dahil ang security deposits at upa ay dapat pangasiwaan ayon sa lease at sa lokal na batas. Hindi dapat paghaluin ng manager ang pera ng tenant sa pera ng kumpanya, at ang mga bawas sa deposito ay dapat may dokumentasyon sa isang patas at pare-parehong paraan.

Kung naghahambing ka ng mga manager, tanungin kung paano nila pinangangasiwaan ang trust accounting, gaano kadalas sila nagpapadala ng owner statements, at kung ang mga deposit ng tenant ay itinatago sa hiwalay na account ayon sa kinakailangan sa inyong lugar.

Bago ka pumirma, humingi ng malinaw at tuwirang paliwanag tungkol sa proseso nila sa paghawak ng pera. Ang hanap mo ay malinaw na sagot, hindi yung nakaka-kampanteng sagot na malabo.

1. Saan itinatago ang pera ng may-ari at mga deposito ng tenant?
2. Gaano kadalas ninyo ipinapadala ang owner statements at mga payout?
3. Ano ang kasama sa buwanang management fee, at ano ang may dagdag na bayad?
4. Nagcha-charge ba kayo ng maintenance markups, coordination fees, o bank fees?
5. Paano ninyo idodokumento ang mga deposito, pag-aayos, at mga kaltas?
6. Bibigyan ba ako ng nakasulat na management agreement at sample statement?

Ang isang magaling na manager ay dapat sumagot nang walang presyon at handang ilagay sa sulat ang proseso. Kung hindi nila maipapaliwanag nang malinaw kung paano nila pinaghiwalay ang mga pondo, iyon ay senyales ng panganib (red flag).

Ang mga problema sa trust accounting ay kadalasang nakikita bago pa ito maging magastos. Bantayan ang mga babalang ito:

• Sinasabi nilang “internally lang” ang paghawak ng pera, pero hindi nila maipapaliwanag ang istruktura ng account.
• Hindi sila nagbibigay ng nakasulat na owner statements.
• Malabo sila tungkol sa paghawak ng deposito o sa pag-apruba ng pag-aayos.
• Nagcha-charge sila ng mga bayarin na hindi malinaw na nakalista sa kasunduan.
• Wala silang lisensya kung saan kinakailangan.
• Pinipressure ka nilang pumirma agad sa mismong lugar.

Mag-ingat din kung ang kasunduan ay kulang sa detalye tungkol sa trust accounts, kailan ilalabas ang payout, reserve funds, o mga hakbang sa audit/reconciliation. Kumuha ng lahat nang nakasulat at basahin ang management agreement bago pumirma.

Ang trust accounting ay karaniwan nang bahagi ng mas malawak na package ng pamamahala, pero may ilang kumpanya na maaaring maningil ng hiwalay na setup fees o mga bayaring may kaugnayan sa accounting. Ang tapat na hanay ng mga singil ay madalas ganito ang itsura: buwanang management na nasa 8% hanggang 12% ng nakolektang upa, leasing fees na nasa 50% hanggang 100% ng katumbas na upa para sa isang buwan, renewal fees, at minsan ay setup fees o maintenance coordination fees.

Ang eksaktong numero ay nakadepende sa inyong market, uri ng property, bilang ng unit, antas ng upa, at kung gaano karami ang trabaho na ginagawa ng manager. Ang mas maliit na property o mas hands-on na may-ari ay maaaring magbayad ng iba kumpara sa may-ari na nasa labas ng estado o sa building na madalas ang maintenance.

Kung ang isang kumpanya ay nag-aalok ng sobrang baba na base fee, tanungin kung ano ang hindi kasama. Minsan lumalabas ang tunay na gastos sa maintenance markups, inspection charges, lease-up fees, o statement/accounting fees. Ihambing ang kabuuang gastos, hindi lang ang pangunahing rate. Tingnan ang aming fee guide para sa iba pang karaniwang singil.

Ang OwnerLedger ay isang libreng matching service, hindi isang property management company, broker, abogado, o accountant. Tinutulungan namin ang mga may-ari ng rental property na makahanap ng mga lisensyado at insured na property management companies sa malapit sa kanila nang walang bayad sa may-ari.

Kung gusto mo ng tulong sa paghahambing ng mga lokal na opsyon, magsimula sa Get matched. Maaari rin kayong magbasa pa ng mas madaling maunawaang mga gabay sa aming Help center at Guides. Kinokolekta lang namin ang mga detalye para sa contact at layunin sa property, tulad ng inyong pangalan, phone, optional email, role, uri ng property, bilang ng units, lungsod, ZIP, at preferred language.