Quản lý bất động sản thực sự làm những gì?

Quản lý bất động sản làm việc cho chủ nhà để xử lý các nhiệm vụ thường xuyên giúp căn cho thuê luôn có người ở, được duy trì tốt và có hồ sơ đầy đủ. Với nhiều chủ nhà, điều này đồng nghĩa với việc dành ít thời gian hơn cho việc trả lời cuộc gọi, đòi tiền thuê, phối hợp sửa chữa và xử lý giấy tờ hợp đồng thuê.

Nói đơn giản, người quản lý thường là đầu mối chính liên lạc với người thuê và là người tổ chức vận hành của căn cho thuê. Họ không loại bỏ rủi ro và cũng không đảm bảo luôn có người thuê “hoàn hảo” hay không bao giờ trống chỗ. Tuy nhiên, một người quản lý được cấp phép, có bảo hiểm tốt có thể mang lại sự trật tự, tính nhất quán và hồ sơ cho một công việc thường trở nên tốn kém nếu làm một cách tùy tiện.

Các nhiệm vụ thường gặp gồm: quảng cáo căn hộ, dẫn khách xem, sàng lọc người nộp đơn theo tiêu chí nhất quán, chuẩn bị giấy tờ hợp đồng thuê, thu tiền thuê, phối hợp bảo trì, xử lý thông báo, lên lịch kiểm tra và gửi sao kê cho chủ nhà. Một số người còn hỗ trợ lập ngân sách, giám sát nhà cung cấp và quản lý phần công việc “làm mới” giữa các lần người thuê ra – vào.

Phần lớn các công ty quản lý bất động sản cung cấp gói dịch vụ xoay quanh việc cho thuê, thu tiền thuê, phối hợp bảo trì và báo cáo. Thường bắt đầu khi căn đang trống: họ có thể đề xuất mức giá thuê theo thị trường, tạo nội dung đăng tin, trả lời thắc mắc, lên lịch xem nhà, sàng lọc người nộp đơn và hỗ trợ đưa người thuê đã được chấp thuận vào ở.

Khi đã có người thuê, công việc hằng ngày thường ít được nhìn thấy hơn nhưng lại rất quan trọng. Người quản lý có thể thu tiền thuê, theo dõi các khoản trả chậm, gửi thông báo, phản hồi yêu cầu sửa chữa, điều phối nhà cung cấp, lập hồ sơ sửa chữa và lưu giữ hồ sơ cho chủ nhà. Họ cũng có thể thực hiện kiểm tra định kỳ và cung cấp báo cáo sao kê hàng tháng cho chủ nhà, thể hiện tiền thuê đã nhận, các hóa đơn đã thanh toán, phí quản lý và số dư dự phòng (nếu có).

Nhiều chủ nhà đặc biệt coi trọng phần kế toán. Một người quản lý vận hành tốt sẽ lưu giữ hồ sơ gọn gàng, tách bạch phần kế toán tiền ủy thác khi pháp luật yêu cầu và cung cấp sao kê mà bạn có thể đọc hiểu. Nếu bạn sống xa, đi lại nhiều hoặc chỉ sở hữu một số lượng ít căn, sự tổ chức này còn quan trọng ngang với việc trao đổi với người thuê.

Dịch vụ sẽ khác nhau tùy công ty và tùy thị trường. Có nơi tính cả phần phối hợp công việc định kỳ trong phí hàng tháng, trong khi nơi khác lại tính riêng cho việc cho thuê, gia hạn hợp đồng, phí thăm kiểm tra, phí tham dự phiên tòa, hoặc phí quản lý dự án. Hãy đọc kỹ hợp đồng quản lý để biết chính xác những gì được bao gồm và những chi phí nào tính thêm.

Việc cho thuê của người quản lý không chỉ là làm sao để lấp đầy căn nhanh. Mục tiêu là quảng bá tài sản, giao tiếp rõ ràng, áp dụng tiêu chuẩn sàng lọc một cách nhất quán và ghi nhận lại quy trình. Việc sàng lọc phải hợp pháp, công bằng và được áp dụng như nhau cho mọi người nộp đơn. Nghĩa là có tiêu chí bằng văn bản, quy trình như nhau cho tất cả và không “định hướng” hay loại trừ dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng gia đình hoặc tình trạng khuyết tật.

Người quản lý tốt cũng xử lý việc liên lạc với người thuê theo cách có cấu trúc hơn so với nhiều chủ nhà nhỏ có thể tự làm. Thông thường họ sẽ nhận yêu cầu sửa chữa, câu hỏi liên quan đến hợp đồng thuê và các vấn đề khi người thuê dọn vào hoặc dọn ra. Điều này có thể giảm tranh cãi vì kỳ vọng được nêu rõ bằng văn bản và các phản hồi được theo dõi.

Với chủ nhà, cấu trúc này giúp tránh các sai lầm tốn kém. Việc sàng lọc không nhất quán, hồ sơ kém, thỏa thuận thanh toán không chính thức và các sửa chữa không có biên nhận/hồ sơ thường tạo ra vấn đề lớn hơn về sau. Quy định của địa phương về chủ nhà – người thuê và về nhà ở công bằng khác nhau theo từng bang và thành phố, vì vậy hãy xác nhận quy trình với một công ty quản lý bất động sản được cấp phép và, nếu cần, với luật sư được cấp phép.

Nếu bạn là người thuê, công ty quản lý bất động sản thường là nơi bạn liên hệ để nộp hồ sơ, ký hợp đồng thuê, yêu cầu sửa chữa, nhận thông báo, tham dự buổi kiểm tra và nhận hướng dẫn khi dọn đi. Chất lượng trải nghiệm phụ thuộc rất nhiều vào mức độ tổ chức của công ty.

Phối hợp bảo trì là một phần lớn trong công việc của người quản lý. Họ nhận yêu cầu sửa chữa, quyết định nên gửi nhà cung cấp nào, theo dõi đến khi hoàn thành và tính chi phí vào tài sản. Với chủ nhà, giá trị không chỉ nằm ở sự tiện lợi. Bảo trì nhanh và có hồ sơ có thể giúp bảo vệ căn nhà, giữ chân người thuê và giảm chi phí do sửa chữa bị trì hoãn.

Kiểm tra hiện trạng cũng là một công việc phổ biến khác. Người quản lý có thể kiểm tra khi dọn vào, khi dọn ra và định kỳ trong suốt thời gian thuê, tùy theo quy định địa phương và hợp đồng quản lý. Các báo cáo này giúp ghi nhận tình trạng tài sản, phát hiện sớm các vấn đề liên quan đến hợp đồng thuê và lên kế hoạch cho các lần sửa chữa trong tương lai.

Đây cũng là lúc chủ nhà nên hỏi kỹ về phí và cơ chế kiểm soát. Một số người quản lý sử dụng đội bảo trì nội bộ. Những người khác thuê nhà cung cấp bên ngoài. Một số nơi tính thêm phí quản lý bảo trì hoặc phí quản lý dự án, và một số nơi không. Con số thực tế phụ thuộc vào thị trường, tài sản và các dịch vụ, vì vậy hãy hỏi và lấy thông tin bằng văn bản. Các công ty làm ăn minh bạch sẽ giải thích quy trình rõ ràng.

Dấu hiệu cảnh báo là khi người quản lý nói không rõ ai là người phê duyệt việc sửa chữa, cách xử lý trường hợp khẩn cấp, có giới hạn chi tiêu hay không, hoặc họ có được hưởng thêm từ công việc của nhà cung cấp không. Hãy lấy những chi tiết đó bằng văn bản trước khi bạn ký.

Với nhiều căn hộ/căn nhà cho thuê dân cư nhỏ, phí quản lý hàng tháng thường rơi vào khoảng 8% đến 12% của tiền thuê đã thu, nhưng đây chỉ là mức tham chiếu thường gặp, không phải báo giá. Ở một số thị trường hoặc với một số loại tài sản, con số có thể thấp hơn hoặc cao hơn. Phí thực tế phụ thuộc vào thị trường địa phương, số lượng căn, tình trạng tài sản, mức tiền thuê và chính xác những dịch vụ nào được bao gồm.

Phí cho thuê hoặc phí đưa người thuê vào cũng thường gặp. Mức điển hình là khoảng 50% đến 100% của tiền thuê 1 tháng để tìm và đưa một người thuê mới vào ở. Một số công ty còn tính phí gia hạn hợp đồng, phí thiết lập, phí kiểm tra, phí căn trống hoặc phí phối hợp bảo trì/phí quản lý. Một số công ty khác gộp nhiều khoản hơn vào mức giá hàng tháng. Bạn có thể đọc thêm về các cấu trúc phổ biến tại property management fees.

Câu hỏi đúng không chỉ là "Phí theo tỷ lệ hàng tháng là bao nhiêu?" Mà là "Tổng chi phí trong 1 năm là bao nhiêu, và tôi nhận được gì từ số tiền đó?" Phí hàng tháng thấp hơn có thể cuối cùng lại tốn hơn nếu quá trình cho thuê lại yếu, việc sửa chữa được quản lý kém, sao kê không rõ ràng hoặc các khoản phí phát sinh thêm xuất hiện về sau.

Không ai nên hứa đảm bảo tiền thuê, đảm bảo luôn có người ở hay đảm bảo có một người thuê hoàn hảo. Những điều đó là dấu hiệu cảnh báo. Hãy yêu cầu từng công ty giải thích rõ cách họ định giá, đưa mẫu sao kê cho chủ nhà, quy trình liên lạc, quy định bảo trì và timeline cho thuê bằng văn bản.

Một người quản lý bất động sản tốt không chỉ là người trả lời điện thoại. Họ nên được cấp phép khi pháp luật yêu cầu, có bảo hiểm, có tổ chức, phản hồi nhanh và có khả năng giải thích quy trình của họ bằng ngôn ngữ dễ hiểu. Hãy hỏi cách họ sàng lọc người nộp đơn một cách nhất quán, tần suất họ kiểm tra, cơ chế phê duyệt sửa chữa, cách xử lý tiền ủy thác khi pháp luật yêu cầu, và sao kê của chủ nhà sẽ trông như thế nào.

Bạn cũng nên kiểm tra tài liệu tham khảo và xác minh giấy phép nếu bang của bạn yêu cầu. Hãy đọc hợp đồng quản lý một cách chậm rãi. Tập trung vào thời hạn hợp đồng, điều khoản hủy, bảng phí, giới hạn phê duyệt sửa chữa, dịch vụ cho thuê, các khoản phí gia hạn, yêu cầu về quỹ dự phòng và bất kỳ khoản phí quản lý bảo trì nào. Chủ nhà vẫn giữ quyền kiểm soát bằng cách so sánh các đề xuất và chọn người để thuê.

Dấu hiệu cảnh báo thường dễ nhận ra:
- Phí mơ hồ hoặc phí bị “giấu”
- Có phụ phí quản lý bảo trì nhưng không công bố
- Không có hợp đồng quản lý bằng văn bản
- Không có kế toán tiền ủy thác khi pháp luật yêu cầu
- Không có giấy phép khi cần giấy phép
- Ép ký ngay tại chỗ
- Trả lời kém về sàng lọc nhà ở công bằng hoặc tài liệu/hồ sơ

OwnerLedger không phải là công ty quản lý bất động sản, sàn môi giới, luật sư hay kế toán. Chúng tôi là dịch vụ ghép cặp miễn phí, giúp chủ nhà so sánh các công ty quản lý bất động sản được cấp phép và có bảo hiểm gần bạn. Nếu bạn muốn bắt đầu so sánh các lựa chọn, bạn có thể get matched hoặc xem thêm nhiều guides và help.