Nếu bạn sở hữu một nhà cho thuê ở xa, lộ trình an toàn nhất thường là thuê một người quản lý địa phương được cấp phép và mua bảo hiểm, có bảng phí rõ ràng bằng văn bản, và có báo cáo định kỳ mà bạn có thể xem từ bất kỳ đâu.
Câu trả lời ngắn gọn
Nếu bạn sống xa nhà cho thuê, quản lý bất động sản tại địa phương thường quan trọng hơn, chứ không phải kém quan trọng hơn. Một người quản lý giỏi sẽ đảm nhiệm sàng lọc người thuê, thu tiền thuê, điều phối bảo trì, ký hợp đồng cho thuê, kế toán, báo cáo cho chủ sở hữu và kiểm tra để bạn không phải tự xử lý các vấn đề khi ở xa.
Điểm mấu chốt không chỉ là sự tiện lợi. Đó là kiểm soát rủi ro: bảo trì bị bỏ sót, sửa chữa bị trì hoãn, sàng lọc người thuê kém, giao tiếp không tốt và thất thoát tiền bạc sẽ lộ ra nhanh hơn khi không có ai ở gần theo dõi sát tài sản.
OwnerLedger có thể giúp bạn so sánh các công ty quản lý bất động sản được cấp phép và mua bảo hiểm gần nơi có tài sản của bạn hoàn toàn miễn phí. Bạn vẫn tự chọn ai để thuê, tự xem hợp đồng và tự mình xác minh giấy phép cũng như danh chiếu (references).
Người chủ sở hữu ở xa nên kỳ vọng người quản lý làm gì
Một người quản lý tốt sẽ cung cấp cho bạn một hệ thống rõ ràng để vận hành hằng ngày và báo cáo định kỳ. Thông thường bao gồm: bố trí người thuê, thu tiền thuê, xử lý phí phạt trễ hạn, các cuộc gọi bảo trì, phối hợp với nhà cung cấp, kiểm tra trước khi nhận nhà và trước khi chuyển đi (move-in và move-out inspections), cũng như báo cáo hàng tháng cho chủ sở hữu.
Bạn cũng nên hỏi họ xử lý việc sửa chữa khẩn cấp như thế nào, phản hồi người thuê nhanh ra sao, và cách họ ghi nhận các lệnh công việc (work orders) cùng chi phí. Việc sở hữu từ xa phụ thuộc vào hồ sơ bằng văn bản. Nếu câu trả lời vẫn mơ hồ, đó là dấu hiệu cảnh báo.
Hãy yêu cầu các mẫu báo cáo cho chủ sở hữu và hỏi bạn sẽ nhận được chúng thường xuyên như thế nào. Giao tiếp tốt quan trọng gần như tương đương với bảng phí.
Khoảng phí thường gặp và điều gì làm thay đổi giá
Phí thay đổi theo thị trường, loại tài sản, số lượng căn, và các dịch vụ được bao gồm, nên mọi khoảng phí chỉ là hướng dẫn sơ bộ, không phải báo giá. Giá phổ biến cho quản lý nhà ở thường khoảng 8% đến 12% trên tổng tiền thuê thu được hằng tháng cho quản lý liên tục, dù một số thị trường có thể thấp hơn hoặc cao hơn.
Các khoản phí thường gặp khác có thể gồm: phí cho thuê (leasing fee) khoảng 50% đến 100% tiền thuê của 1 tháng, phí gia hạn hợp đồng (lease-renewal fee), phí thiết lập hoặc phí onboarding, phí kiểm tra, và có thể có phụ phí bảo trì (maintenance markups) hoặc phí phối hợp. Một số người quản lý bao gồm một số dịch vụ trong phí hằng tháng, trong khi những người khác tính riêng.
Với chủ sở hữu ở tiểu bang khác, mức phí hằng tháng thấp nhất chưa chắc là tổng chi phí thấp nhất. Phí có thể cao hơn một chút nhưng sẽ rẻ hơn nếu bao gồm sàng lọc tốt hơn, sửa chữa nhanh hơn, kế toán chặt chẽ hơn và ít ngày trống (vacancy) hơn. Hãy xem toàn bộ đề xuất và yêu cầu mọi khoản phí phải được ghi rõ bằng văn bản. Xem property management fees.
Cách theo dõi người quản lý từ xa
Việc sở hữu từ xa hiệu quả nhất khi bạn xây dựng một quy trình rà soát đơn giản.
- Nhận hợp đồng quản lý bằng văn bản trước khi ký.
- Xác nhận công ty được cấp phép đúng nơi cần thiết và có bảo hiểm đầy đủ.
- Yêu cầu danh chiếu từ các chủ sở hữu hiện tại, không chỉ từ tài liệu bán hàng trong quá khứ.
- Xem các mẫu báo cáo cho chủ sở hữu và lịch báo cáo.
- Quyết định trước ai có quyền phê duyệt việc sửa chữa và trong giới hạn mức tiền đến bao nhiêu.
- Lưu bản sao hợp đồng thuê, biên bản kiểm tra, hóa đơn và hồ sơ tiền thuê.
- Thiết lập lịch kiểm tra định kỳ, chẳng hạn như hằng tháng hoặc hằng quý.
Ngoài ra, hãy đảm bảo bạn biết công ty xử lý việc ra vào như thế nào, quản lý chìa khóa ra sao, nhà cung cấp vào kiểm tra bằng cách nào và ai là người liên hệ trong tình huống khẩn cấp. Nếu bạn ở múi giờ khác hoặc ở quốc gia khác, hãy hỏi họ sẽ liên hệ với bạn như thế nào khi cần ra quyết định nhanh.
Những dấu hiệu đỏ cần chú ý
Hãy cẩn thận nếu người quản lý không cung cấp cho bạn bảng phí bằng văn bản, che giấu phụ phí bảo trì, hoặc né tránh việc giải thích cách hạch toán tiền của bên thứ ba (trust accounting) hoạt động. Dấu hiệu đỏ khác là bị thúc giục ký ngay tại chỗ trước khi bạn kịp đọc hợp đồng.
Hãy cảnh giác với những lời hứa mơ hồ như "chúng tôi lo tất cả" mà không cho thấy họ sàng lọc người thuê thế nào, ghi nhận việc sửa chữa ra sao, hay báo cáo cho chủ sở hữu như thế nào. Bạn cần một quy trình rõ ràng, không chỉ là những lời trấn an.
Các dấu hiệu cảnh báo khác gồm: không có giấy phép địa phương khi yêu cầu, không có bảo hiểm, thông tin trực tuyến hoặc danh chiếu từ chủ sở hữu yếu, và không có kế hoạch rõ ràng cho việc kiểm tra hoặc sửa chữa khẩn cấp. Hãy yêu cầu mọi thứ bằng văn bản và đọc kỹ hợp đồng quản lý trước khi ký.
Vì sao công bằng trong nhà ở (Fair Housing) quan trọng với chủ sở hữu ở xa
Nếu công ty quản lý bất động sản của bạn sàng lọc người thuê, việc sàng lọc phải nhất quán và áp dụng theo cùng một cách cho mọi ứng viên. Họ cần dùng các tiêu chí hợp pháp và có hồ sơ ghi nhận, đồng thời tránh mọi hành vi đối xử mang tính phân biệt hoặc việc điều hướng (steering).
Điều đó có nghĩa là không đưa ra quyết định dựa trên chủng tộc, màu da, tôn giáo, giới tính, nguồn gốc quốc gia, tình trạng gia đình, hoặc tình trạng khuyết tật; và không có các trường hợp ngoại lệ không chính thức không nằm trong chính sách bằng văn bản. Một người quản lý tốt có thể giải thích rõ quy trình sàng lọc của họ và cho thấy họ áp dụng một cách công bằng.
Vì các quy định giữa chủ nhà và người thuê nhà, cũng như công bằng trong nhà ở, thay đổi theo tiểu bang và thành phố, bạn hãy xác nhận các yêu cầu tại địa phương với một công ty quản lý bất động sản được cấp phép và, nếu cần, với một luật sư được cấp phép.