Những câu hỏi cần hỏi công ty quản lý bất động sản trước khi thuê

Trước khi thuê công ty quản lý bất động sản, hãy hỏi cách họ giữ cho nhà luôn có người ở, thu tiền thuê đúng hạn, xử lý việc sửa chữa và báo cáo tiền bạc một cách rõ ràng. Câu trả lời tốt cần cụ thể. Nếu câu trả lời mơ hồ, vội vàng hoặc đầy ngôn ngữ kiểu bán hàng thì hãy chậm lại.

Bạn đang thuê một bên để quản lý các rủi ro thực tế: nhà trống, tiền thuê đến trễ, chi phí sửa chữa, tuân thủ quy định về công bằng nhà ở (fair-housing) và liên lạc với người thuê. Vì vậy, bạn cần nhiều hơn một cuộc gọi giới thiệu thân thiện. Bạn cần những câu trả lời rõ ràng để có thể so sánh.

OwnerLedger là dịch vụ ghép nối miễn phí, không phải công ty quản lý bất động sản, sàn/broker bất động sản, luật sư hoặc kế toán. Chúng tôi không trực tiếp quản lý tài sản. Chúng tôi giúp chủ nhà kết nối với các công ty quản lý có giấy phép và mua bảo hiểm để so sánh đề xuất, phí và mức dịch vụ. Bạn vẫn là người kiểm soát việc chọn ai để thuê.

Bắt đầu từ những điều cơ bản. Quy định khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố. Một số nơi yêu cầu giấy phép của sàn/broker bất động sản hoặc giấy phép quản lý bất động sản, còn nơi khác thì không. Hãy hỏi họ đang có giấy phép gì, ai là người giữ giấy phép đó và công ty có mua bảo hiểm không. Sau đó, bạn hãy tự xác minh giấy phép và yêu cầu cung cấp tài liệu tham khảo.

Hãy hỏi trực tiếp các câu sau:
1. Nếu pháp luật yêu cầu, tôi có thể xác nhận rằng bạn được cấp phép để quản lý tài sản cho thuê tại tiểu bang và thành phố này không?
2. Số giấy phép của bạn là gì, và ai là broker đủ điều kiện hoặc người giữ giấy phép?
3. Bạn có mua bảo hiểm không, bao gồm cả bảo hiểm trách nhiệm dân sự (general liability) và bảo hiểm sai sót/bỏ sót nghề nghiệp (errors-and-omissions)?
4. Bạn đang quản lý bao nhiêu căn/đơn vị, và các loại tài sản phổ biến nhất mà bạn quản lý là gì?
5. Bạn có quản lý các bất động sản giống như của tôi trong khu vực và tầm giá này không?
6. Bạn có thể cung cấp danh sách tài liệu tham khảo của chủ sở hữu không?

Kinh nghiệm rất quan trọng, nhưng mức độ phù hợp cũng quan trọng. Một công ty chủ yếu quản lý các tòa căn hộ quy mô lớn có thể không phải là lựa chọn tốt cho một căn nhà phố/nhà ở một gia đình. Một người quản lý có kinh nghiệm cho thuê tại địa phương, mối quan hệ nhà cung cấp (vendor) vững và kế toán được tổ chức tốt có thể giúp bạn tiết kiệm tiền hơn so với công ty có phí thấp hơn nhưng quy trình yếu.

Hãy yêu cầu tất cả các khoản phí bằng văn bản. Phí quản lý hàng tháng thường rơi vào khoảng 8% đến 12% của tiền thuê đã thu ở nhiều thị trường, nhưng một số nơi thấp hơn hoặc cao hơn tùy theo vị trí, loại tài sản, mức tiền thuê và mức độ dịch vụ. Phí cho thuê (leasing) thường dao động từ khoảng 50% đến 100% của tiền thuê 1 tháng. Một số công ty cũng có thể tính thêm phí gia hạn (renewal), phí thiết lập (setup), phí kiểm tra (inspection), phí nhà trống (vacancy), phí quảng cáo (advertising) hoặc phụ phí điều phối việc bảo trì (maintenance coordination markups). Đây là các khoảng phổ biến, không phải báo giá.

Dùng các câu hỏi rõ ràng:
1. Phí quản lý hàng tháng của bạn là bao nhiêu, và phí đó dựa trên tiền thuê đã thu hay tiền thuê đến hạn?
2. Phí cho thuê của bạn cho người thuê mới là bao nhiêu?
3. Bạn có tính phí gia hạn hợp đồng không?
4. Có phí thiết lập, phí onboarding (nhận bàn giao hoạt động), phí hằng năm hoặc phí tính khi tài sản đang trống không?
5. Bạn có tính phụ phí khi bảo trì (bồi thêm) vào hóa đơn hay tính phí điều phối không?
6. Phí kiểm tra/kiểm định (inspections) có được bao gồm không, hay sẽ tính riêng?
7. Báo cáo cho chủ sở hữu và bản tóm tắt cuối năm có được bao gồm không?

Dấu hiệu cảnh báo là những điều rõ ràng: câu trả lời mơ hồ, khoản phí ẩn, phụ phí bảo trì không được giải thích, hoặc gây sức ép ký trước khi bạn xem hợp đồng quản lý. Đọc thêm về các khoản phí phổ biến trong hướng dẫn phí. Phí quản lý hàng tháng rẻ nhất không phải lúc nào cũng là tổng chi phí thấp nhất nếu công ty thêm nhiều khoản phí khác hoặc làm mất tiền do cho thuê kém và thu tiền chậm.

Cho thuê là nơi nhiều chủ nhà có thể bảo vệ thu nhập hoặc mất nhiều tháng tiền thuê. Hãy hỏi người quản lý định giá việc cho thuê như thế nào, họ tiếp thị ra sao, cho người xem như thế nào, sàng lọc người nộp đơn ra sao và làm sao để quyết định ai đủ điều kiện. Việc sàng lọc phải nhất quán và áp dụng cùng một tiêu chí bằng văn bản cho mọi người nộp đơn. Việc sàng lọc phải đúng luật, công bằng và có tài liệu chứng minh.

Hãy hỏi:
1. Bạn xác định giá thuê như thế nào?
2. Bạn quảng cáo ở đâu, và ai là người phụ trách việc sắp lịch/hướng dẫn người xem?
3. Bạn dùng các tiêu chí sàng lọc bằng văn bản nào?
4. Bạn áp dụng cùng các tiêu chí đó cho mọi người nộp đơn như thế nào?
5. Bạn xử lý hồ sơ nhanh đến đâu và bạn liên lạc/ra quyết định trong bao lâu?
6. Ai là người soạn hợp đồng thuê, và bạn xử lý việc gia hạn ra sao?

Hãy lắng nghe về tính công bằng và quy trình, không phải đường tắt. Một người quản lý giỏi nên giải thích rằng việc sàng lọc tuân theo các tiêu chuẩn bằng văn bản và các quy định về công bằng nhà ở, vốn khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố. Nếu người quản lý nói về việc chọn người thuê dựa trên chủng tộc, tôn giáo, kiểu gia đình, nguồn gốc quốc gia, tình trạng khuyết tật hoặc các đặc điểm được bảo vệ khác, thì đó là một dấu hiệu cảnh báo nghiêm trọng. Hãy xác nhận chi tiết với một chuyên gia địa phương có giấy phép vì quy định khác nhau theo khu vực.

Bảo trì là nơi chủ nhà thường bị mất tiền do chậm trễ, kiểm soát nhà cung cấp yếu hoặc quy tắc phê duyệt sửa chữa không rõ ràng. Hãy hỏi cụ thể cách họ phê duyệt các yêu cầu sửa chữa, ai là người chọn nhà cung cấp, liệu có đường dây khẩn cấp 24/7 hay không và bạn sẽ được thông báo như thế nào. Bạn cần một hệ thống đủ nhanh cho các tình huống khẩn cấp thực sự và được kiểm soát cho công việc định kỳ.

Các câu hỏi quan trọng:
1. Thế nào được coi là trường hợp khẩn cấp và ai sẽ tiếp nhận sau giờ làm?
2. Bạn có thể phê duyệt khoản tiền tới mức bao nhiêu mà không cần hỏi tôi trước?
3. Bạn dùng đội/bộ phận bảo trì nội bộ, nhà cung cấp bên ngoài hay cả hai?
4. Nhà cung cấp được sàng lọc về giấy phép và bảo hiểm như thế nào trong trường hợp pháp luật yêu cầu?
5. Bạn có cộng thêm phụ phí (markup) hoặc phí điều phối vào hóa đơn sửa chữa không?
6. Bạn lưu hồ sơ/yêu cầu sửa chữa, ảnh, hóa đơn và liên lạc với người thuê như thế nào?

Hãy yêu cầu xem một quy trình mẫu của chủ sở hữu: yêu cầu sửa chữa, báo giá, phê duyệt, hóa đơn và bản sao kê cuối cùng cho chủ sở hữu. Nếu quy trình không rõ ràng, về sau bạn có thể gặp các hóa đơn bất ngờ hoặc sửa chữa bị trì hoãn. Một chính sách bảo trì bằng văn bản là dấu hiệu tốt.

Nhiều chủ nhà thuê người quản lý vì họ sống xa, làm việc toàn thời gian hoặc không muốn chạy theo việc sửa chữa và tiền thuê. Điều này chỉ hiệu quả nếu việc liên lạc và kế toán được tổ chức tốt. Hãy hỏi khi nào bạn sẽ nhận được thông tin từ họ, bạn nhận những báo cáo gì và quỹ của chủ sở hữu được xử lý như thế nào.

Hãy hỏi các câu sau:
1. Tôi sẽ nhận được báo cáo sao kê/statement của chủ sở hữu theo tần suất bao lâu?
2. Thường thì các khoản phân phối cho chủ sở hữu sẽ được gửi đi khi nào?
3. Bạn cung cấp những báo cáo kế toán nào mỗi tháng và vào cuối năm?
4. Nếu pháp luật yêu cầu, bạn có dùng tài khoản ủy thác (trust account) riêng cho tiền thuê và tiền đặt cọc an ninh không?
5. Ai là người trả lời câu hỏi của tôi, và thời gian phản hồi thông thường là bao lâu?
6. Bạn xử lý tình trạng quá hạn, thông báo nhắc và kế hoạch thanh toán như thế nào?

Dấu hiệu cảnh báo bao gồm: không có lịch sao kê bằng văn bản, không có quy trình kế toán tài khoản ủy thác rõ ràng và không có mẫu báo cáo. Người quản lý giỏi phải có thể giải thích bạn sẽ thấy gì trên sao kê/statement của chủ sở hữu: tiền thuê đã thu, phí quản lý, phí cho thuê (nếu có), chi phí sửa chữa, số dư quỹ dự phòng (reserve balance) và khoản chi trả cho chủ sở hữu (owner payout). Đây chỉ là thông tin chung; thực hành kế toán và yêu cầu pháp lý khác nhau theo từng tiểu bang và thành phố.

Phỏng vấn ít nhất hai hoặc ba công ty và hỏi cùng một bộ câu hỏi theo cùng thứ tự. Sau đó, so sánh họ trên một trang: giấy phép, phí, liên lạc, quy tắc bảo trì, quy trình sàng lọc, các loại báo cáo sao kê và điều khoản hợp đồng. Bạn không chỉ đang so sánh giá. Bạn đang so sánh hệ thống và khả năng kiểm soát rủi ro.

Trước khi ký, hãy làm theo checklist này:
- Xác minh giấy phép nếu khu vực của bạn yêu cầu
- Xác nhận bảo hiểm
- Đọc đầy đủ hợp đồng quản lý
- Kiểm tra các điều khoản hủy và yêu cầu thông báo
- Hỏi về yêu cầu quỹ dự phòng và giới hạn phê duyệt sửa chữa
- Xem mẫu báo cáo cho chủ sở hữu
- Yêu cầu tài liệu tham khảo
- Lấy tất cả các khoản phí bằng văn bản

Nếu bạn muốn được hỗ trợ tìm các công ty để phỏng vấn, bạn có thể dùng OwnerLedger hoặc get matched. Dịch vụ của chúng tôi miễn phí cho chủ nhà, và chúng tôi chỉ thu thập thông tin cơ bản về liên hệ và ý định liên quan đến tài sản như tên, số điện thoại, email (tùy chọn), vai trò, loại tài sản, số lượng đơn vị, thành phố, ZIP và ngôn ngữ ưu tiên. Để có trợ giúp dễ hiểu hơn, hãy xem các hướng dẫn.