Chi phí quản lý bất động sản thường gồm phí quản lý hằng tháng kèm phí cho thuê và đôi khi có phí gia hạn; phần phụ trội/điều phối cho sửa chữa là yếu tố thay đổi lớn nhất—vì vậy hãy so sánh bảng phí bằng văn bản và chính sách sửa chữa trước khi ký.
Câu trả lời nhanh: các mức chi phí phổ biến bạn có thể thấy
Hầu hết các công ty quản lý bất động sản được cấp phép và mua bảo hiểm thường tính phí quản lý hằng tháng kèm các khoản phí một lần khi họ tìm người thuê hoặc gia hạn hợp đồng.
Dưới đây là các mức tham khảo phổ biến mà chủ sở hữu tại Mỹ thường phản ánh (không phải báo giá): phí quản lý hằng tháng thường vào khoảng 8%–12% của tiền thuê thu được cho các công việc liên tục. Phí cho thuê thường khoảng 50%–100% tiền thuê của 1 tháng. Phí gia hạn (để xử lý việc gia hạn hợp đồng thuê) thường vào khoảng 0%–20% tiền thuê của 1 tháng, hoặc có thể được gộp vào phí quản lý hằng tháng tùy theo thỏa thuận.
Chi phí sửa chữa có thể bị ảnh hưởng bởi cách người quản lý điều phối công việc. Nhiều công ty tính một khoản phí điều phối cố định theo từng đầu việc hoặc cộng thêm phần phụ trội (markup) trên hóa đơn sửa chữa. Nếu có dùng markup thì thường được khống chế trong các hợp đồng tốt—nhưng mức độ chênh lệch vẫn rất nhiều tùy thị trường và giá từ nhà cung cấp.
Vì các mức dao động khác nhau, cách tốt nhất để tránh bị trả quá cao là so sánh các đề xuất theo cùng các hạng mục và hỏi rõ phần nào được bao gồm trong “giá quản lý hằng tháng” và phần nào không. Được ghép cặp có thể giúp bạn so sánh các lựa chọn được cấp phép gần nơi bạn ở.
- - Quản lý hằng tháng: thường ~8%–12% của tiền thuê thu được (tùy theo các dịch vụ và tình trạng tài sản).
- - Cho thuê: thường ~50%–100% tiền thuê của 1 tháng (tùy vào mức độ công việc họ thực hiện).
- - Gia hạn: thường ~0%–20% tiền thuê của 1 tháng (đôi khi được bao gồm).
- - Sửa chữa: có thể bao gồm phí điều phối và/hoặc phần phụ trội—hãy yêu cầu chính sách bằng văn bản thật cụ thể.
Điều gì quyết định giá của phí quản lý hằng tháng?
Phí quản lý hằng tháng phản ánh khối lượng công việc cần thiết và cách người quản lý vận hành hằng ngày. Một căn cho thuê 1 đơn vị đã có người ở ở khu vực có nhu cầu cao thường tốn ít chi phí quản lý hơn so với một tài sản nhiều đơn vị với các cuộc gọi sửa chữa thường xuyên.
Các hạng mục dịch vụ phổ biến ảnh hưởng đến giá gồm: phối hợp sàng lọc người thuê, các phương thức thu tiền thuê, xử lý khoản thanh toán trễ, lên lịch/giám sát sửa chữa, quản trị hợp đồng thuê, và báo cáo/tờ sao kê cho chủ sở hữu.
Ngoài ra, hãy hỏi họ xử lý việc liên lạc như thế nào. Một số hợp đồng có hỗ trợ qua điện thoại/email và cập nhật định kỳ; những hợp đồng khác giới hạn hỗ trợ hoặc tính phí cho các phần “phát sinh” công việc. Phí hằng tháng có thể trông thấp cho đến khi bạn cộng thêm các khoản phụ thu.
Nếu bạn muốn một danh sách kiểm tra đơn giản để xác nhận trước khi ký, hãy xem nên hỏi gì trước khi thuê quản lý.
- - Diện tích/quy mô và tình trạng tài sản (nhiều đơn vị hơn và sửa chữa nhiều hơn thường tốn nhiều hơn).
- - Nhu cầu của khu vực và mức độ khó để cho thuê nhanh (không có cam kết, giá vẫn có thể phản ánh rủi ro).
- - Các dịch vụ được bao gồm (kế toán/báo cáo, kiểm tra, liên lạc với người thuê, phạm vi sửa chữa).
- - Hệ thống và cách báo cáo (cổng thông tin chủ sở hữu, tần suất gửi sao kê, lịch kiểm tra).
Phí cho thuê: khi nào và vì sao bị tính
Phí cho thuê thường được tính khi người quản lý tìm được người thuê, chuẩn bị bộ chứng từ hợp đồng và phối hợp các bước để người thuê chuyển vào. Phí cho thuê thường bao gồm đăng tin quảng cáo, buổi xem nhà, xử lý đơn đăng ký/sàng lọc người thuê, ký hợp đồng thuê và bàn giao chìa khóa.
Chênh lệch lớn nhất giữa các đề xuất nằm ở phần “được bao gồm” và phần “phát sinh”. Ví dụ, một công ty có thể bao gồm ảnh chụp chuyên nghiệp và lịch xem nhà, trong khi công ty khác sẽ tính riêng các chi phí đó cho bạn. Phí cho thuê cũng có thể thay đổi tùy tần suất thay người thuê và mức độ công việc cần làm để căn hộ sẵn sàng cho thuê.
Cách tiếp cận hợp lý là đọc hợp đồng để bạn biết rõ: (1) chính xác phí cho thuê bao gồm những gì và (2) những chi phí nào sẽ được tính riêng. Nếu bạn không tìm thấy các chi tiết đó trong văn bản, đó là dấu hiệu cảnh báo.
Tìm hiểu thêm về các khoản phí chủ nhà thường phải dự trù để bạn có thể so sánh cho tương đương.
- - Thời điểm tính phí cho thuê: thường vào lúc ký hợp đồng thuê hoặc khi người thuê chuyển vào (xác nhận trong hợp đồng).
- - Hỏi rõ những gì được bao gồm: quảng cáo, ảnh, lịch xem, phối hợp sàng lọc, quản trị cho thuê, chìa khóa/phối hợp.
- - Dự kiến các khoản chi phí sẽ được tính chuyển qua riêng (thường là chi phí tài liệu marketing, thay chìa khóa lại (re-keying), sửa chữa để căn sẵn sàng)—hãy xác nhận bằng văn bản nếu không được bao gồm.
Phí gia hạn và kỳ vọng về việc kiểm tra (inspection)
Phí gia hạn dùng để trang trải công việc hành chính liên quan đến việc kéo dài thời gian thuê—thường là chuẩn bị hồ sơ gia hạn hợp đồng, lên lịch chữ ký và cập nhật các điều khoản. Một số người quản lý tính phí gia hạn; những người khác giữ mức $0 để cạnh tranh hơn, đặc biệt khi tần suất gia hạn thường xuyên.
Ngay cả khi phí gia hạn nhỏ, đừng bỏ qua điều gì sẽ xảy ra sau khi gia hạn. Nhiều người quản lý bao gồm các đợt kiểm tra định kỳ (hoặc thực hiện với một khoản phí riêng) và phối hợp các yêu cầu sửa chữa.
Nếu bạn muốn dòng tiền ổn định và ít bất ngờ hơn, hãy hỏi tần suất kiểm tra diễn ra bao lâu và việc đó có được bao gồm trong phí hằng tháng hay không. Chuẩn kiểm tra bằng văn bản giúp giữ tài sản ở trạng thái có thể cho thuê.
Nếu bạn mới thuê người quản lý, hướng dẫn cho chủ nhà sẽ giải thích thế nào là “được quản lý kiểm soát”—cách yêu cầu tờ sao kê chủ sở hữu, xem xét hoạt động và đặt câu hỏi về các khoản phí bất thường.
- - Phí gia hạn: thường $0–20% của tiền thuê 1 tháng (tùy thị trường và các dịch vụ).
- - Xác nhận lịch kiểm tra và việc đó có được bao gồm hay không.
- - Hỏi cách định giá/xử lý việc gia hạn khi người thuê thanh toán trễ hoặc có việc sửa chữa đang tồn đọng.
Phần phụ trội sửa chữa, phí điều phối và các dấu hiệu đỏ cần tránh
Sửa chữa thường là nơi khiến chủ sở hữu mất tiền nếu không hỏi rõ ràng. Người quản lý có thể tính phí điều phối, và một số người có thể cộng thêm phần phụ trội lên hóa đơn sửa chữa, nhất là khi họ sắp xếp nhà cung cấp.
Các hợp đồng tốt sẽ quy định cụ thể: (1) có phụ trội hay không, (2) mức phụ trội hoặc phương pháp tính phí, (3) khi nào bạn phải phê duyệt việc sửa chữa, và (4) liệu bạn có thể yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp mà bạn ưu tiên hay không.
Các dấu hiệu đỏ cần chú ý:
- Lời văn mơ hồ như “sửa chữa do các nhà cung cấp của chúng tôi phụ trách” mà không nêu rõ mức phụ trội hoặc phí điều phối.
- Phí ẩn xuất hiện sau khi công việc bắt đầu.
- Không có hợp đồng quản lý bằng văn bản (hoặc lời hứa miệng không có giấy tờ).
- Bị gây áp lực ký nhanh hoặc “ngay tại chỗ.”
- Thiếu tài liệu liên quan đến tờ sao kê chủ sở hữu và các giao dịch.
Trước khi ký, hãy yêu cầu toàn bộ bảng phí và chính sách sửa chữa bằng văn bản. Nếu có bất kỳ điểm nào chưa rõ, hãy yêu cầu họ bổ sung vào hợp đồng.
- - Phụ trội sửa chữa/phí điều phối: yêu cầu chính sách đúng chuẩn và cách tính cụ thể.
- - Ngưỡng phê duyệt: xác nhận khi nào người quản lý có thể phê duyệt sửa chữa và khi nào họ phải liên hệ với bạn.
- - Quy tắc đấu thầu: xác nhận liệu họ có bắt buộc phải lấy hơn một báo giá cho các công việc lớn hay không.
- - Tài liệu: xác nhận bạn nhận được báo cáo chi tiết rõ ràng theo từng hạng mục.
Cách so sánh đề xuất mà không bị trả quá cao
Hai người quản lý có thể đưa ra các con số khác nhau nhưng vẫn cung cấp giá trị tương tự—hoặc cùng một mức phí quản lý hằng tháng nhưng lại ẩn chứa các chính sách sửa chữa và cho thuê rất khác nhau. Mục tiêu là so sánh tổng chi phí của các dịch vụ mà bạn thực sự cần.
Dùng cách so sánh thực tế này:
1. Liệt kê những gì bạn cần: thu tiền thuê, phản hồi sửa chữa, cho thuê mới, kiểm tra, và tần suất báo cáo.
2. Yêu cầu mỗi người quản lý cung cấp bảng phí bằng văn bản bao gồm quản lý hằng tháng, cho thuê, gia hạn và cách xử lý sửa chữa.
3. Xác định phần nào được bao gồm vs. phần nào sẽ được tính riêng.
4. Yêu cầu ví dụ về tờ sao kê chủ sở hữu (ẩn danh cũng được) để bạn xem cách kế toán được trình bày.
5. Xác minh giấy phép và bảo hiểm, đồng thời yêu cầu tham khảo (references).
OwnerLedger là dịch vụ ghép cặp miễn phí giúp bạn tìm và so sánh các công ty quản lý bất động sản được cấp phép và mua bảo hiểm gần nơi bạn. Chúng tôi không quản lý tài sản và không phải là bên môi giới hoặc luật sư. Nhiệm vụ của bạn là xem xét hợp đồng quản lý bằng văn bản, xác nhận giấy phép/tham khảo và chọn người quản lý.
- - Tránh quyết định chỉ dựa vào “phí thấp nhất” mà không đọc kỹ phần nào được bao gồm.
- - Đảm bảo tất cả các điều khoản quan trọng nằm trong văn bản trước khi bạn ký.
- - Xác minh giấy phép/bảo hiểm và hỏi cách xử lý tranh chấp hoặc các khoản phí bất thường.